KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to program informatyczny, który po wejściu w życie dla wszystkich może wprowadzić nieco zamieszania. Zmieni bowiem sposób, w jaki przedsiębiorcy będą zobowiązani wystawiać faktury. Czym dokładnie jest KSeF, jakie niesie ze sobą obowiązki i który program do faktur będzie z nim kompatybilny? Oto wszystko, co warto wiedzieć o systemie e-Faktur.
Spis treści
- Co to jest KSeF?
- Krajowy System e-Faktur – jak to będzie działać?
- KSeF – od kiedy obowiązuje?
- Jakie są zalety KSeF?
- Jaki program do KSeF wybrać?
- Faktura Small Business – intuicyjny program do wystawiania faktur
- KSeF nie taki straszny, jak go malują
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to nowy program informatyczny Ministerstwa Finansów, który ma scentralizować sposób wystawiania i rejestracji faktur. Za pośrednictwem tego systemu możliwe będzie wystawianie elektronicznych faktur strukturalnych oraz przesyłanie ich do kontrahentów.
Z jednej strony KSeF będzie więc narzędziem dla przedsiębiorcy, który wystawia faktury, a z drugiej system prześle ją bezpośrednio do kontrahenta. Niesie to ze sobą kilka korzyści. Przede wszystkim faktury będą ustandaryzowane, przez co ich ewentualna późniejsza interpretacja będzie łatwiejsza, gdyż wszystkie będą zachowane w tym samym formacie. Natomiast kontrahent nie będzie mógł udawać, że faktury nie otrzymał, gdyż będzie to widoczne w systemie.
Krajowy System e-Faktur – jak to będzie działać?
Założenia KSeF są stosunkowo proste. Faktury będą przesyłane w formacie XML przez zintegrowane oprogramowanie księgowe. Następnie system zweryfikuje, czy przesłany plik jest zgodny z założonym schematem.
Jeśli tak, wystawca faktury otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru. Faktura zostanie natomiast przesłana do odbiorcy, który będzie mógł uzyskać do niej dostęp, uwierzytelniając się w systemie KSeF.
Twórcy systemu zakładają również możliwość anonimowego dostępu do faktur poprzez wprowadzenie ich wybranych danych. W ten sposób możliwe będzie jej wyświetlenie bez logowania do KSeF. W podobny sposób już teraz działa np. dostęp do PIT.
Warto pamiętać, że odbiorca faktury będzie musiał wyrazić zgodę na otrzymywanie dokumentów przez KSeF. Ustawa nie precyzuje, w jaki dokładnie sposób ma się to odbywać. Standardowo powinna wystarczyć akceptacja regulaminu fakturowania u kontrahenta.
Wystawca faktury może korzystać z KSeF nawet w przypadku, gdy odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie dokumentów w ten sposób. W takiej sytuacji konieczne będzie po prostu dodatkowe przekazanie faktury w tradycyjny sposób – czyli elektronicznie np. na adres e-mail lub w formie papierowej.
KSeF – od kiedy obowiązuje?
Korzystanie z elektronicznego systemu KSeF jest możliwe od początku 2022 roku dla zainteresowanych przedsiębiorców, którzy chcą wystawiać faktury w ten sposób. Aktualnie rozwiązanie to nie jest jednak obligatoryjne.
Początkowo obowiązek korzystania z KSeF miał wejść w życie w 2024 roku. Od lipca do systemu mieli przystąpić czynni podatnicy VAT, a na początku 2025 roku podatnicy zwolnieni z VAT w zakresie wystawiania faktur.
19 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów poinformowało jednak, że obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w 2024 roku został odwołany. Nowy termin wejścia systemu w życie nie jest obecnie znany. Wiadomo jedynie, że KSeF w 2024 roku nie będzie obowiązkowy.
„
Nowy termin wejścia KSeF w życie nie jest obecnie znany. Wiadomo jedynie, że w 2024 roku system nie będzie obowiązkowy.
Jakie są zalety KSeF?
Ogólne założenia programu i schemat działania KSeF może wskazywać, że system będzie dla przedsiębiorców dodatkową formalnością w procesie wystawiania i rejestracji faktur. W rzeczywistości niesie ze sobą jednak kilka zalet i udogodnień, które mają zachęcić do dobrowolnego korzystania z systemu. Oto one:
- czas oczekiwania na zwrot podatku dla przedsiębiorców korzystających z KSeF będzie skrócony z 60 do 40 dni.
- KSeF będzie odpowiedzialny za archiwizację faktur – przedsiębiorca zostanie zwolniony z obowiązku ich przechowywania.
- zniknie konieczność przekazywania pliku JPK_FA na żądanie urzędu.
- dzięki jednolitemu schematowi faktury ewentualne interpretacje będą łatwiejsze.
- KSeF ma z zasady zautomatyzować i uprościć proces fakturowania i księgowości, minimalizując ryzyko ewentualnych błędów.
Jaki program do KSeF wybrać?
Wystawianie faktury w ramach KSeF niesie ze sobą dodatkowe obowiązki. Wystawca musi bowiem dostosować dokument do formatu zgodnego z tym systemem. Wiąże się to z koniecznością wygenerowania pliku XML o określonym schemacie.
Jeśli plik będzie stworzony błędnie, system odrzuci go na etapie zgłoszenia i faktura nie trafi do kontrahenta. Wymagane będą więc poprawki. Z tego względu na jeszcze większym znaczeniu zyskają intuicyjne programy do fakturowania, które będą zgodne z KSeF.
System e-Faktury nie wyklucza bowiem korzystania z zewnętrznego oprogramowania księgowego. Wręcz przeciwnie – będzie to zalecane, aby uchronić się przed błędnym generowaniem plików XML.
Wybierając odpowiedni program do fakturowania, już teraz warto więc brać pod uwagę jedynie te opcje, które są kompatybilne z KSeF. Jednym z takich narzędzi jest cenione oprogramowanie firmy Mega-Tech – Faktura Small Business w wersji Lite, Standard oraz Pro.
Korzystając z Faktura Small Business, mamy pewność, że wystawiane przez nas faktury są zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Oprogramowanie jest w pełni zintegrowane z systemem KSeF. Pozwala też wystawiać dokumenty na podstawie paragonów z numerem NIP, przygotowywać dokumenty z mechanizmem podzielonej płatności czy generować pliki JPK.
Faktura Small Business – intuicyjny program do wystawiania faktur
Faktura Small Business ma oczywiście znacznie więcej możliwości. Pozwala wystawiać faktury VAT i bez VAT, proformy, dokumenty zaliczkowe, uproszczone, VAT marżę, korekty, WDT czy ZŁOM.
Oprogramowanie stworzone zostało z myślą o prostej obsłudze. Zaznajomienie się z narzędziem nie powinno zająć więcej, jak 10 minut, a wystawienie faktury po poznaniu funkcji programu jest możliwe nawet w 10 sekund.
Jest to możliwe m.in. dzięki szybkiej obsłudze dużych baz danych. Wczytanie listy składającej się z 50 tys. klientów zajmuje zaledwie sekundę. Faktura Small Business we wszystkich wersjach posiada też możliwość automatycznego pobierania danych z CEiDG. Wystarczy więc wpisać NIP firmy, by reszta informacji pobrała się z centralnej ewidencji.
Sprawdź nasze darmowe poradniki i programy
Raport zagrożeń AVG
INFORMACJE O ZAGROŻENIACH
Darmowa, krótka, zwięzła i rzeczowa forma dotycząca najnowszych zagrożeń pojawiających się w internecie. Wirusy, wycieki haseł, wyłudzenia danych. Informacje prosto na Twój e-mail.
AVG Ultimate
NAJLEPSZY ANTYWIRUS
Najlepszy antywirus od AVG. Ponad 80 unikalnych aplikacji. Ochrona komputera i urządzeń Android. Połączenie zaawansowanej ochrony dla komputera i smartfona. BEZ LIMITU STANOWISK
Encyklopedia Bezpieczeństwa AVG
PRAKTYCZNY PORADNIK DLA CIEBIE
Darmowy poradnik przygotowany przez ekspertów AVG dla osób, które słabo znają się na komputerach. Zawiera podpowiedzi, rady, wskazówki zwiększające Twoje bezpieczeństwo.
AVG TuneUp
PRZYSPIESZENIE KOMPUTERA I SMARTFONU
Currently, the best program on the market to optimize, manage, free up space and speed up the work of a computer and Android smartphone . [emergency mode] UNLIMITED POSITIONS
Do tego dochodzi możliwość wystawiania faktur w obcej walucie i języku, dzięki czemu program świetnie sprawdzi się przy działalności międzynarodowej. Użytkownik może np. pobrać kurs NBP wybranych walut bezpośrednio w aplikacji.
Przedsiębiorcy mogą też dostosować wygląd wydruku faktury do własnych preferencji, dodając np. firmowe logo czy pieczątkę. Możliwa jest głęboka ingerencja w schemat za pomocą intuicyjnego edytora.
Z Faktury Small Business można korzystać lokalnie na komputerze, ale twórcy umożliwiają też instalację wersji sieciowej, dzięki czemu ta sama baza danych jest dostępna na kilku urządzeniach, a nawet z dowolnego miejsca na świecie.
Narzędzie oferuje też darmową wersję demonstracyjną. Wystarczy pobrać edycję Lite, Standard lub Pro, by testować jej możliwości przez 7 dni bez żadnych opłat i zobowiązań. To świetny sposób, by samemu przekonać się, czy Faktura Small Business to najlepszy program do faktur.
KSeF nie taki straszny, jak go malują
Wokół KSeF narosło wiele obaw związanych przede wszystkim z obsługą nowego systemu. W praktyce może on jednak uprościć generowanie i obsługę faktur, ograniczając biurokrację. Na przedsiębiorcy będzie jednak ciążyć konieczność wygenerowania pliku w odpowiednim formacie, by był on zgodny z systemem, co może wydawać się dodatkowym, uciążliwym obowiązkiem. W praktyce wystarczy korzystać z jednego z programów do fakturowania, który jest zintegrowany z KSeF, by spełnić wszystkie wymagania. Faktura Small Business będzie odpowiednim wyborem, jeśli poza zgodnością z regulacjami prawnymi, zależy nam również na szybkiej i intuicyjnej obsłudze.
Programy do Faktur z KSeF
Artykuł sponsorowany. CORE - polski dystrybutor antywirusów Norton, AVAST i AVG. Poznaj AVAST Business Antivirus antywirus dla biznesu. Wysoko oceniany i nagradzany program do pełnej ochrony/ firmy.
Źródło zdjęcia głównego: depositphotos.com
Podobał Ci się ten artykuł?
Zapisz się na listę i nie przegap nowych ciekawostek, porad i konkursów!
Mam mieszane uczucia. Z jednej strony KSeF brzmi całkiem sensownie, ale z drugiej mam obawy, że nie będzie to działac tak, jak powinno. Na szczęście na razie nie jest obowiązkowe. Dobrze, że już teraz są programy do faktur, które to obsługują.