Jaki program do KSeF? Co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to program informatyczny, który po wejściu w życie dla wszystkich może wprowadzić nieco zamieszania. Zmieni bowiem sposób, w jaki przedsiębiorcy będą zobowiązani wystawiać faktury. Czym dokładnie jest KSeF, jakie niesie ze sobą obowiązki i który program do faktur będzie z nim kompatybilny? Oto wszystko, co warto wiedzieć o systemie e-Faktur.

Spis treści

• Co to jest KSeF?
• Krajowy System e-Faktur – jak to będzie działać?
• KSeF – od kiedy obowiązuje?
• Jakie są zalety KSeF?
• Jaki program do KSeF wybrać?
• Faktura Small Business – intuicyjny program do wystawiania faktur
• KSeF nie taki straszny, jak go malują

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to nowy program informatyczny Ministerstwa Finansów, który ma scentralizować sposób wystawiania i rejestracji faktur. Za pośrednictwem tego systemu możliwe będzie wystawianie elektronicznych faktur strukturalnych oraz przesyłanie ich do kontrahentów.

Z jednej strony KSeF będzie więc narzędziem dla przedsiębiorcy, który wystawia faktury, a z drugiej system prześle ją bezpośrednio do kontrahenta. Niesie to ze sobą kilka korzyści. Przede wszystkim faktury będą ustandaryzowane, przez co ich ewentualna późniejsza interpretacja będzie łatwiejsza, gdyż wszystkie będą zachowane w tym samym formacie. Natomiast kontrahent nie będzie mógł udawać, że faktury nie otrzymał, gdyż będzie to widoczne w systemie.

Krajowy System e-Faktur – jak to będzie działać?

Założenia KSeF są stosunkowo proste. Faktury będą przesyłane w formacie XML przez zintegrowane oprogramowanie księgowe. Następnie system zweryfikuje, czy przesłany plik jest zgodny z założonym schematem.

Jeśli tak, wystawca faktury otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru. Faktura zostanie natomiast przesłana do odbiorcy, który będzie mógł uzyskać do niej dostęp, uwierzytelniając się w systemie KSeF.

Twórcy systemu zakładają również możliwość anonimowego dostępu do faktur poprzez wprowadzenie ich wybranych danych. W ten sposób możliwe będzie jej wyświetlenie bez logowania do KSeF. W podobny sposób już teraz działa np. dostęp do PIT.

Warto pamiętać, że odbiorca faktury będzie musiał wyrazić zgodę na otrzymywanie dokumentów przez KSeF. Ustawa nie precyzuje, w jaki dokładnie sposób ma się to odbywać. Standardowo powinna wystarczyć akceptacja regulaminu fakturowania u kontrahenta.

Wystawca faktury może korzystać z KSeF nawet w przypadku, gdy odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie dokumentów w ten sposób. W takiej sytuacji konieczne będzie po prostu dodatkowe przekazanie faktury w tradycyjny sposób – czyli elektronicznie np. na adres e-mail lub w formie papierowej.

KSeF – od kiedy obowiązuje?

Korzystanie z elektronicznego systemu KSeF jest możliwe od początku 2022 roku dla zainteresowanych przedsiębiorców, którzy chcą wystawiać faktury w ten sposób. Aktualnie rozwiązanie to nie jest jednak obligatoryjne.

Początkowo obowiązek korzystania z KSeF miał wejść w życie w 2024 roku. Od lipca do systemu mieli przystąpić czynni podatnicy VAT, a na początku 2025 roku podatnicy zwolnieni z VAT w zakresie wystawiania faktur.

19 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów poinformowało jednak, że obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w 2024 roku został odwołany. Nowy termin wejścia systemu w życie nie jest obecnie znany. Wiadomo jedynie, że KSeF w 2024 roku nie będzie obowiązkowy.

Jakie są zalety KSeF?

Ogólne założenia programu i schemat działania KSeF może wskazywać, że system będzie dla przedsiębiorców dodatkową formalnością w procesie wystawiania i rejestracji faktur. W rzeczywistości niesie ze sobą jednak kilka zalet i udogodnień, które mają zachęcić do dobrowolnego korzystania z systemu. Oto one:

• czas oczekiwania na zwrot podatku dla przedsiębiorców korzystających z KSeF będzie skrócony z 60 do 40 dni.
• KSeF będzie odpowiedzialny za archiwizację faktur – przedsiębiorca zostanie zwolniony z obowiązku ich przechowywania.
• zniknie konieczność przekazywania pliku JPK_FA na żądanie urzędu.
• dzięki jednolitemu schematowi faktury ewentualne interpretacje będą łatwiejsze.
• KSeF ma z zasady zautomatyzować i uprościć proces fakturowania i księgowości, minimalizując ryzyko ewentualnych błędów.

Jaki program do KSeF wybrać?

Wystawianie faktury w ramach KSeF niesie ze sobą dodatkowe obowiązki. Wystawca musi bowiem dostosować dokument do formatu zgodnego z tym systemem. Wiąże się to z koniecznością wygenerowania pliku XML o określonym schemacie.

Jeśli plik będzie stworzony błędnie, system odrzuci go na etapie zgłoszenia i faktura nie trafi do kontrahenta. Wymagane będą więc poprawki. Z tego względu na jeszcze większym znaczeniu zyskają intuicyjne programy do fakturowania, które będą zgodne z KSeF.

System e-Faktury nie wyklucza bowiem korzystania z zewnętrznego oprogramowania księgowego. Wręcz przeciwnie – będzie to zalecane, aby uchronić się przed błędnym generowaniem plików XML.

Wybierając odpowiedni program do fakturowania, już teraz warto więc brać pod uwagę jedynie te opcje, które są kompatybilne z KSeF. Jednym z takich narzędzi jest cenione oprogramowanie firmy Mega-Tech – Faktura Small Business w wersji Lite, Standard oraz Pro.

Korzystając z Faktura Small Business, mamy pewność, że wystawiane przez nas faktury są zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Oprogramowanie jest w pełni zintegrowane z systemem KSeF. Pozwala też wystawiać dokumenty na podstawie paragonów z numerem NIP, przygotowywać dokumenty z mechanizmem podzielonej płatności czy generować pliki JPK.

Faktura Small Business – intuicyjny program do wystawiania faktur

Faktura Small Business ma oczywiście znacznie więcej możliwości. Pozwala wystawiać faktury VAT i bez VAT, proformy, dokumenty zaliczkowe, uproszczone, VAT marżę, korekty, WDT czy ZŁOM.

Oprogramowanie stworzone zostało z myślą o prostej obsłudze. Zaznajomienie się z narzędziem nie powinno zająć więcej, jak 10 minut, a wystawienie faktury po poznaniu funkcji programu jest możliwe nawet w 10 sekund.

Jest to możliwe m.in. dzięki szybkiej obsłudze dużych baz danych. Wczytanie listy składającej się z 50 tys. klientów zajmuje zaledwie sekundę. Faktura Small Business we wszystkich wersjach posiada też możliwość automatycznego pobierania danych z CEiDG. Wystarczy więc wpisać NIP firmy, by reszta informacji pobrała się z centralnej ewidencji.

Do tego dochodzi możliwość wystawiania faktur w obcej walucie i języku, dzięki czemu program świetnie sprawdzi się przy działalności międzynarodowej. Użytkownik może np. pobrać kurs NBP wybranych walut bezpośrednio w aplikacji.

Przedsiębiorcy mogą też dostosować wygląd wydruku faktury do własnych preferencji, dodając np. firmowe logo czy pieczątkę. Możliwa jest głęboka ingerencja w schemat za pomocą intuicyjnego edytora.

Z Faktury Small Business można korzystać lokalnie na komputerze, ale twórcy umożliwiają też instalację wersji sieciowej, dzięki czemu ta sama baza danych jest dostępna na kilku urządzeniach, a nawet z dowolnego miejsca na świecie.

Narzędzie oferuje też darmową wersję demonstracyjną. Wystarczy pobrać edycję Lite, Standard lub Pro, by testować jej możliwości przez 7 dni bez żadnych opłat i zobowiązań. To świetny sposób, by samemu przekonać się, czy Faktura Small Business to najlepszy program do faktur.

KSeF nie taki straszny, jak go malują

Wokół KSeF narosło wiele obaw związanych przede wszystkim z obsługą nowego systemu. W praktyce może on jednak uprościć generowanie i obsługę faktur, ograniczając biurokrację. Na przedsiębiorcy będzie jednak ciążyć konieczność wygenerowania pliku w odpowiednim formacie, by był on zgodny z systemem, co może wydawać się dodatkowym, uciążliwym obowiązkiem. W praktyce wystarczy korzystać z jednego z programów do fakturowania, który jest zintegrowany z KSeF, by spełnić wszystkie wymagania. Faktura Small Business będzie odpowiednim wyborem, jeśli poza zgodnością z regulacjami prawnymi, zależy nam również na szybkiej i intuicyjnej obsłudze.

Programy do Faktur z KSeF

Podziel się z nami swoją opinią! Zostaw komentarz!

Materiał przygotowany przez partnera serwisu.

Źródło zdjęcia głównego: depositphotos.com

Oceń artykuł

[Głosów: 2 Średnia: 5]