Jak zrobić backup danych w małej firmie?

3

Posiadacze systemu Windows 10, a także jego wcześniejszych wersji, oznaczonych 7, 8 oraz 8.1 posiadają sporo zaimplementowanych narzędzi do backupu danych. O kilku z nich napiszemy tutaj. Pokażemy też na przykładzie jednego zewnętrznego programu jak można taką archiwizację przeprowadzić.

Po co nam backup?

Czemu w ogóle powinniśmy się przejmować tym tematem? Tak, jak najbardziej. Dane w firmie są bardzo cenne. Zwłaszcza wszelkie listy klientów wraz z ich danymi, transakcje, operacje księgowe. Chyba nie musimy tłumaczyć dalej. Teraz zastanówmy się co się stanie, gdy ktoś lub coś uniemożliwi nam dostęp do tych danych.

Jednym z zagrożeń jest oprogramowanie typu ransomware (tłumacząc dosłownie oprogramowanie żądające okupu). Może ono zaszyfrować wasze dane i na przykład zażądać pieniędzy w zamian za ich odblokowanie.

Jednak nawet zwykła awaria komputera czy laptopa także może wiązać się z przykrymi konsekwencjami. A wylać kubek z kawą podczas pracy nie jest wcale tak trudno. Dlatego już teraz zacznijcie dbać o swoje bezpieczeństwo.

Backup, czyli w języku polskim kopia zapasowa może dotyczyć pojedynczych plików lub całych folderów. Mogą to być dowolne dane, które uważacie za wartościowe dla waszej firmy. Warto w tym celu wyposażyć się w dodatkowy dysk zewnętrzny, by tam trzymać kopie najważniejszych plików.

Backup – Kopie bezpieczeństwa plików

Najprostszym sposobem w systemie Windows jest skorzystanie z Historii Plików. Pozwoli to na regularne i zaplanowane tworzenie kopii danych w waszej firmie. Zostaną one zapisane na zewnętrznym dysku. Choć istnieje możliwość takiego działania na tym samym dysku, na którym pracujecie codziennie. Ze względu na bezpieczeństwo odradzamy jednak tę opcję. W przypadku ataku zaszyfrowane mogą zostać wtedy jedne i drugie pliki. Jeśli zaś uszkodzony zostanie dysk to wszystkie dane będą trudne do odzyskania. Aby rozpocząć pracę otwieramy menu start i wpisujemy „ustawienia”, po czym wybieramy je Enterem. Możemy też najechać i kliknąć lewą myszką:

Otwieramy Ustawienia

Wyszukujemy Ustawienia w Menu Start.

Następnie w nowo otwartym oknie klikamy „Aktualizacja i zabezpieczenia”:

Okno Ustawień

W oknie Ustawień szukamy Aktualizacji i zabezpieczeń.

Wybieramy zakładkę „Kopia zapasowa”:

W ustawieniach Aktualizacji i zabezpieczeń szukamy zakładki Kopia zapasowa.

Ustawienia Aktualizacji i zabezpieczeń

Z prawej strony pod nagłówkiem „Kopia zapasowa z historii plików” powinien być duży plus, a obok niego napis „Dodaj dysk”. Jeśli go nie ma to znaczy, że nie macie podpiętych żadnych dysków zewnętrznych. Wystarczy tylko podłączyć taki dysk pod dowolny port USB i plus powinien ukazać się waszym oczom. W przypadku gdy do komputera podłączonych jest więcej niż jedno urządzenie możecie zadecydować, który dysk zostanie wybrany pod kopię danych. Po wybraniu powinna pojawić się opcja „Automatycznie twórz kopie zapasowe moich plików”, która domyślnie jest włączona. W każdej chwili jednak możecie ją dezaktywować.

Po udanym dodaniu dysku zewnętrznego możemy zadecydować co dalej.

Gotowe zapisywanie kopii bezpieczeństwa

Możecie także ustalić, jak często ma tworzyć się kopia bezpieczeństwa, wybierając odpowiednią pozycję z rozwijanej listy. Co najważniejsze w tym miejscu podejmiecie decyzję o tym jakie pliki mają być przechowywane. Po kliknięciu w „Więcej opcji” pojawi się przed wami nowe okno, które zawiera przydatne funkcje. Domyślnie funkcja historii plików jest uruchamiana co godzinę. W każdej chwili jednak możecie wcisnąć „Wykonaj kopię zapasową teraz” zapis zostanie wykonany dokładnie w tym momencie. UWAGA: takie kopie potrafią zajmować bardzo dużo miejsca, dlatego warto od razu ustalić jak długo przechowywane mają być kolejne wersje tych samych plików.

Decydujemy o częstotliwości zapisu plików oraz jak długo będą przechowywane.

Opcje kopii zapasowych

To o tyle ważne, że domyślnie wybrana jest opcja trzymania ich w nieskończoność. Dodatkowo, jest tam także bardzo przydatna funkcja kasowania najstarszych wersji wyłącznie gdy dysk jest prawie pełen. Pierwsze korzystanie z tej funkcji może być odrobinę uciążliwe gdyż automatycznie kopiowane są foldery dobrane na podstawie częstości korzystania z nich dla danego użytkownika Windows. Co oznacza, że będziecie musieli wykasować z listy sporą ilość folderów, których wcale nie chcieliście archiwizować.

Z poziomu tego menu wybierzemy jakie foldery chcemy archiwizować.

Domyślnie dodane foldery do archiwizacji

Przywrócenie zarchiwizowanych plików jest relatywnie proste. Kliknijcie przycisk Windows i zacznijcie pisać „przywróć”, następnie wybierzcie to co wam podpowiada menu start: „Przywróć pliki za pomocą historii plików”.

Wyszukujemy przywracanie plików

Wyszukujemy w Menu Start opcji przywracania plików za pomocą ich historii.

Powinniście zobaczyć nowe okno z listą plików i / lub folderów, które posiadają swoją kopię zapasową.

Wybieramy dowolny zarchiwizowany plik i już możemy dowolnie podróżować w czasie jego edycji.

Przywracamy poprzednie wersje plików.

Poniżej macie także przyciski do cofania się i pójścia w przód (jak w odtwarzaczu muzycznym). Możecie za ich pomocą poruszać się pomiędzy wersjami danego pliku. Dzięki temu będziecie mogli porównać zawartości plików nawet sprzed kilku miesięcy. Na przykład ilu klientów przybyło przez ostatnie pół roku. Warto korzystać z tych narzędzi nie obciążając systemu dodatkowym oprogramowaniem.

 Backup z wykorzystaniem zewnętrznego programu

Do prezentacji wybraliśmy EaseUS Todo Backup Free. Pobieramy program stąd. Następnie instalujemy go zgodnie z kolejnymi krokami. Na koniec instalacji pozwalamy by od razu otworzyła się aplikacja.

Okno główne EaseUS Todo Backup Free

Po instalacji powita nas okno główne aplikacji EaseUS Todo Backup Free.

Program podpowiada jak może, wskazując strzałką to czego szukamy. Klikamy na „Kopia zapasowa pliku”. Powiedzmy, że chcę stworzyć kopię zapasową wszystkich tekstów jakie napisałem dla was.

Wybieramy pliki do archiwizacji

Zaznaczamy wszystkie foldery bądź pliki, które chcemy archiwizować.

Zwróćcie uwagę na pole „Cel:”. To tutaj zostaną zapisane pliki. W naszym przypadku jest to dysk przenośny USB. Klikamy Kontynuuj. Następnie musimy chwilę poczekać.

W oczekiwaniu na backup

Czekamy na archiwizację. Oprócz paska postępu widzimy także pozostały czas do końca procesu.

Gdy program zakończy działanie możemy działać dalej.

Możliwe działania na kopii zapasowej

Zaraz po pomyślnym zapisie danych możemy działać na nich dalej.

Po kliknięciu w przycisk odzyskiwanie możemy przywrócić pliki na to samo miejsce lub inne. Mamy również możliwość zadecydować czy chcemy to zrobić ze wszystkimi plikami, czy tylko niektórymi z nich. Gdy jesteśmy gotowi klikamy na Kontynuuj.

Przywracamy dane

Jeśli jest taka potrzeba przywracamy zarchiwizowane dane.

Pamiętajcie tylko by ustawić plan zapisywania kopii zapasowych. Domyślnie działanie jest jednorazowe. Sami musicie określić jak często potrzebujecie archiwizować pliki.

Wybieramy plan archiwizacji

Dzięki możliwym schematom zapisu kopii zapasowych możemy dowolnie ustalić kiedy nastąpi archiwizacja.

Podsumowanie

To do was należy zadanie by określić czego potrzebujecie. Jeśli prostoty – skorzystajcie z narzędzi Windows. Gdy zaś jesteście bardziej wymagający spróbujcie zewnętrznych programów takich jak EaseUS Todo Backup Free, który mimo mnogości opcji jest bardzo intuicyjny w obsłudze, do tego całość jest w języku polskim. Warto więc go ściągnąć chociażby do testów.


Pobierz za darmo dostęp do encyklopedii Bezpieczeństwa AVG!

Darmowe porady przygotowane przez ekspertów AVG – kliknij i pobierz teraz!


Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się na listę i nie przegap nowych ciekawostek, porad i konkursów!

Potrzebjesz pomocy z komputerem?

Skorzystaj z wiedzy ekspertów i zadaj pytanie.

Prowadzisz małą lub średnią firmę?

Pobierz Darmowy Ebook - Bezpieczna firma z AVG, który pomoże Ci zwiększyć bezpieczeństwo biznesu, zaoszczędzić czas oraz pieniądze.

Znajdziesz w nim ponad 30 konkretnych artykułów, dzięki którym dowiesz jak się jak szybko i łatwo, za pomocą darmowych narzędzi zadbać o takie rzeczy jak: polityka bezpiecznych haseł, backup cennych danych, blokowanie portów USB, korzystanie z pulpitu zdalnego, awaryjne odzyskiwanie danych... i wiele, wiele więcej!

Pobierz e-book teraz!

O Autorze

Jestem fizykiem medycznym i informatykiem, którego największą pasją jest pisanie tekstów. Na co dzień zajmuję się administracją IT Centrum Nauki, a po godzinach ratuję niewiasty i światy w niezliczonych grach. Okazjonalnie piszę recenzje i teksty okołogrowe, z którymi można się zapoznać na mojej stronie.

  • Chiss

    Przydatna rzecz do zabezpieczenia się przed utratą danych, ale jak to mawiają lepiej zapobiegać niż leczyć, więc trzeba pamiętać również o bieżącej ochronie, najlepiej dobrym antywirusem.
    Zaprezentowany sposób z zapisywaniem danych dotyczy windowsa 10 tak? Czy można tak samo to zrobić w windowsie xp? jednak sporo firm wciąż go wykorzystuje.

  • Aleksander Malinowski

    Mam własną firmę i na początku w ogóle nie myślałem o czymś takim jak backup. Dopiero jak prawie doszło do małej tragedii (pożar) i omal nie straciłem plików dla najważniejszego klienta, zacząłem myśleć o kupnie jakiegoś backupu. Ostatecznie wybrałem XOPERO. To mała cena za spokój podczas pracy 😉

Podobał Ci się ten tekst? Dołącz do nas na Facebooku i nie przegap NOWYCH artykułów!
Polub AVG na Facebooku