Fakturowanie to czynność wpisana w działalność przedsiębiorstwa. Niekiedy wystawianie dokumentów bywa trudne chociażby ze względu na ciągle zmieniające się regulacje prawne. Wybór właściwego oprogramowania od wystawiania faktur jest kluczem do rozwiązania wielu sytuacji i przede wszystkim zapanowania nad biurowymi formalnościami. Chcemy przedstawić 7 przydatnych funkcji, które powinien mieć dobry program do fakturowania.

Najlepszy program do faktur – co powinien zawierać

Spis treści

• Uniwersalność
• Personalizacja
• Generowanie różnych dokumentów
• Funkcje przyśpieszające fakturowanie
• Fakturowania w obcych walutach i językach
• Magazyn
• Analizy i statystyki

Uniwersalność

Program do faktur, który jest uniwersalny to bardzo przydatne narzędzie pracy. Takie oprogramowanie charakteryzuje się np. dostosowaniem funkcji do różnej wielkości firm (np. małych czy średnich przedsiębiorstw). Uniwersalny program pozwoli przedsiębiorcy np. na wystawienie faktur VAT, ale i także bez VAT.

Niekiedy okazuje się, że przedsiębiorca zwolniony z VAT staje się jego czynnym podatnikiem. Wówczas dobre oprogramowanie powinno być na tyle elastyczne, by jego użytkownik nie musiał szukać innych możliwości do fakturowania tylko nadal korzystał ze sprawdzonego i dobrze znanego mu programu.

Personalizacja

Prosty program do faktur powinien zawierać funkcje, które pozwolą na dostosowanie wyglądu opcji czy wystawianych dokumentów do własnych potrzeb. Zdecydowanie bardziej korzystne są programy, które pozwalają ustawić własny widok dokumentów, wyszukiwać po zdefiniowanych kolumnach, ustawiać własną czcionkę, logo czy pieczątkę.

Przydatną opcją jest również możliwość definiowania różnych form płatności, jednostek miar bądź walut. Korzystający z programu sam powinien decydować czy chce wystawiać faktury w cenach netto czy brutto. Program do fakturowania powinien również dawać możliwość oznaczania własnych danych (np. różnymi znacznikami i kolorami).

Generowanie różnych dokumentów

Niezawodny program do fakturowania powinien umożliwiać wystawianie takich dokumentów jak: faktura VAT, faktura bez VAT, faktura proforma, korekta, uproszczona, z odwrotnym obciążeniem VAT ale i również faktur zaliczkowych, końcowych, eksportowych, WDT, ZŁOM, wewnętrznych, VAT marża czy paragonów fiskalnych bądź dowodów sprzedaży. Przydatna jest również funkcja, która pozwala generować JPK czy w przypadku przedsiębiorstwa, które korzysta z zaplecza magazynowego dokumentów takich jak: RW, PZ, PW, MM czy WZ.

Funkcje przyśpieszające fakturowanie

Wśród funkcji, które pozwalają zaoszczędzić czas na fakturowaniu wyróżnić można możliwość szybkiego tworzenie kartoteki towarów bądź usług, seryjnego drukowania dokumentów, pobierania danych kontrahentów z Głównego Urzędu Statystycznego po wskazaniu numeru NIP firmy klienta, dodania klienta przed wystawieniem faktury do bazy klientów, co przyśpiesza znacznie w przyszłości fakturowanie, wystawianie faktur cyklicznych czy wysyłanie dokumentów do kontrahentów e-mailem.

Fakturowania w obcych walutach i językach

Program do wystawiania faktur powinien dawać możliwość wystawiania faktur w różnych walutach i językach. Dobre oprogramowanie pobierze automatycznie np. średni kurs NBP na dany dzień dla wskazanej waluty. Oprogramowanie powinno także być przygotowane na wystawianie faktur w różnych językach jak np. angielskim, niemieckim czy rosyjskim.

Magazyn

Przedsiębiorcy, którzy korzystają z zaplecza magazynowego powinni korzystać z programu do faktur połączonego z podłączonym modułem magazynowym. Takie rozwiązanie umożliwi kontrolę stanów magazynowych, a w przyszłości szybkie przeprowadzenie inwentaryzacji. Użytkownik programu powinien mieć na bieżąco możliwość podglądu brakujących i znajdujących się w magazynie towarów.

Wśród dodatkowych modułów na pewno nie powinno zabraknąć ewidencji sprzedaży i zakupów. Dobry program magazynowy pozwoli użytkownikowi stworzyć również tzw. komplet. Kontrahent widzi na fakturze jeden produkt, który zakupił, natomiast z magazynu ściągane są poszczególne jego elementy.

Analizy i statystyki

Dobre oprogramowanie będzie wyposażone w przydatne raporty ukazujące analizy np. zysków, sprzedaży towarów, czy klientów. Statystyki, które zostaną wygenerowane w oparciu o przeprowadzane transakcje pozwolą firmie na dokładniejszą analizę przeprowadzanych działań sprzedażowych oraz wskażą możliwości i kierunki rozwoju firmy.

Wymienione funkcjonalności są istotne dla każdego przedsiębiorstwa. Istnieją programy do faktur, które są wyposażone we wszystkie wymienione i przydatne opcje. Oprogramowanie do fakturowania Faktura Small Business (FSB) od firmy MEGA-TECH jest bardzo przejrzyste i zrozumiałe dla odbiorcy. Wystawianie faktur dzięki temu programowi jest szybkie i bezproblemowe.

Podobnie jak w programie Faktura Small Business Handel. Ten program jest rozbudowaną o moduł magazynowy wersją programu FSB. Oba oprogramowania z pewnością sprawdzą się do prowadzenia biznesu.

Przyjazny interfejs programów pozwala poznać przydatne funkcje w bardzo krótkim czasie. Wybierając program do fakturowania na pewno warto przetestować te użyteczne narzędzia, które znacznie oszczędzaj czas obsługi i upraszczają przeprowadzanie transakcji.

“Artykuł sponsorowany”