Najlepsze aplikacje do planowania zadań i zarządzania czasem [ranking]

Dlaczego warto korzystać z aplikacji do planowania zadań?

Aplikacje do planowania czasu są nieocenionym pomocnikiem w wykonywaniu codziennych czynności. Warto z nich korzystać niezależnie od tego, czy chcemy skupić się na zadaniach służbowych, czy notować w nich codzienne obowiązki i cele, które chcemy zrealizować.

Dzięki nim możemy skutecznie zarządzać własnym czasem. Tworzenie list zadań i obowiązków może co prawda zająć nieco czasu, ale po krótkim przyzwyczajeniu można to robić niemal w locie, w przerwie pomiędzy kolejnymi zajęciami. Jest to możliwe dzięki dostępności planerów zadań w formie aplikacji mobilnych.

Darmowe aplikacje do planowania mają jeszcze jedną zaletę – sprawiają, że każde zrealizowane zadanie jest dla użytkownika satysfakcjonujące. Odhaczanie kolejnych celów, nawet tych przyziemnych, daje wewnętrzną radość i motywuje do dalszego działania, zwiększając tym samym produktywność.

Aplikacja do planowania zadań – co powinna zawierać?

Planowanie zadań i zarządzanie czasem teoretycznie nie wymaga zaawansowanych funkcji – w końcu można to robić nawet na kartce papieru. Dobra aplikacja do planowania powinna jednak być skonstruowana z uwzględnieniem kilku ważnych kryteriów. Oto one.

• Szybkość dodawania zadań – dodawanie kolejnych zadań i zarządzanie nimi powinno być szybkie i naturalne. Idealnie, jeśli można to zrobić ze smartfona w zaledwie kilku prostych kliknięciach.
• Wiele sposobów organizacji zadań – dobrze, jeśli aplikacja do planowania zadań umożliwia ich organizację przynajmniej na kilka sposobów. Mowa m.in. o możliwości tworzenia większych projektów, list zadań, określania terminów realizacji czy tagowania wpisów, by łatwiej je odnaleźć.
• Powiadomienia o zadaniach – aplikacja do organizacji pracy powinna wysyłać przypomnienia o zbliżających się terminach. Może to być powiadomienie na telefon czy nawet wiadomość e-mail.
• Intuicyjny interfejs – dostępność wielu zaawansowanych funkcji często nie idzie w parze z przejrzystym i prostym w obsłudze interfejsem. Świetnie zatem, jeśli mobilny planer wyważa te elementy. Praca z nim powinna być łatwa i przyjemna.
• Synchronizacja pomiędzy platformami – dobre narzędzie do planowania dnia to takie, które jest ciągle dostępne, niezależnie od urządzenia, na którym właśnie pracujemy. Z tego względu oprócz aplikacji mobilnych, planery powinny umożliwiać korzystanie z nich w przeglądarce czy w ramach aplikacji desktopowych i automatycznie synchronizować postępy prac.

Najlepsze aplikacje do planowania zadań i zarządzania czasem – ranking

Przyjrzeliśmy się bliżej dostępnym na rynku narzędziom do planowania i wybraliśmy kilka pozycji, które świetnie sprawdzą się w codziennym użytkowaniu. Wzięliśmy pod uwagę zarówno aplikacje do planowania dla pojedynczych osób, jak i dla całych zespołów. Skupiliśmy się m.in. na łatwości zarządzania zadaniami, intuicyjnym interfejsie czy przydatnych funkcjach dodatkowych.

1. Kalendarz Google i Lista zadań Google

Jedną z aplikacji do planowania, którą większość z nas ma w swoim telefonie, jest Kalendarz Google. To proste narzędzie, ale w połączeniu z Listą zadań Google w zupełności wystarczy do codziennego zarządzania zadaniami. Kalendarz pozwala wprowadzać własne wydarzenia i przypomnienia. Tworzy też automatyczne wpisy na podstawie wiadomości z Gmaila (np. dodaje datę zarezerwowanego lotu czy termin rezerwacji hotelu). Przydatną funkcją jest możliwość synchronizacji z innymi kalendarzami. Użytkownik może nawet planować spotkania i tworzyć wideokonferencje, zapraszając inne osoby. Uzupełnieniem jest wygodna Lista zadań Google, w której można dodawać zadania i ustalać terminy. Dużą zaletą tych aplikacji jest fakt, że są one dostępne z tego samego miejsca w ramach ekosystemu Google. Wystarczy zalogować się do Gmaila lub skorzystać z aplikacji na smartfony i tablety.

Strona internetowa: calendar.google.com
Cena: za darmo

2. Asana

Jeśli tradycyjna lista zadań nie wystarczy do zarządzania projektami, odpowiedzią będzie Asana. To darmowe narzędzie przeznaczone do organizacji pracy całego zespołu. Platforma umożliwia prowadzenie większych projektów, z podziałem na mniejsze listy i podzadania. Każde zadanie można przypisać do konkretnego użytkownika i śledzić jego postępy. W ramach serwisu możliwe jest komentowanie zadań, dodawanie do nich załączników czy wywoływanie użytkowników w razie wątpliwości. Platforma wysyła powiadomienia i informuje o aktualizacjach w projektach czy zadaniach, które nas dotyczą. Dodatkowym atutem Asany jest możliwość integracji i automatyzacji z zewnętrznymi aplikacjami. Platforma jest dostępna za darmo dla maksymalnie 15-osobowych zespołów przez przeglądarkę internetową i dedykowane aplikacje.

Strona internetowa: app.asana.com
Cena: za darmo

3. Trello

Trello to kolejne narzędzie przeznaczone do organizacji pracy całych zespołów. Platforma podejmuje to zagadnienie w nieco bardziej wizualny sposób, udostępniając użytkownikom przejrzyste tablice Kanban, które są szybkim podglądem statusu większych projektów. Znajdziemy tam karty pełniące funkcję zadań i pomysłów, a także listy pogrupowane według statusu zadań (gotowe, w trakcie, do zrobienia). Organizację pracy wspomaga też oś czasu całego zespołu i kalendarz z wyszczególnionymi zadaniami. Trello w darmowej wersji umożliwia stworzenie do 10 tablic dla nielimitowanej liczby użytkowników. Z platformy można korzystać w przeglądarce lub w aplikacjach desktopowych i mobilnych.

Strona internetowa: trello.com/pl
Cena: za darmo

4. Nozbe

Nozbe to polski przedstawiciel na liście aplikacji do zarządzania zadaniami i czasem. Sprawdzi się zarówno do organizacji pracy zespołu, jak i dla pojedynczych osób, które chcą zapanować nad swoimi projektami. Umożliwia tworzenie projektów i wchodzących w nie zadań, które od razu można przypisać do konkretnego użytkownika. Platforma pozwala komentować zadania, nadawać im priorytety i w wygodny sposób monitorować aktywność zespołu dzięki dedykowanym panelom. W wersji darmowej Nozbe pozwala zarządzać maksymalnie 5 projektami w 5-osobowym zespole. Oprócz wersji webowej dostępne są też aplikacje dla Windowsa, macOS, iOS i Androida.

Strona internetowa: nozbe.com/pl
Cena: za darmo

5. Evernote

Evernote to aplikacja do zarządzania czasem przeznaczona przede wszystkim dla użytkowników indywidualnych. Świetnie nadaje się do organizacji nie tylko pracy, ale również celów życiowych czy codziennych obowiązków. Pozwala tworzyć notatki, skanować dokumenty czy też zapisywać wycinki stron internetowych, które można okrasić dodatkowym komentarzem. Użytkownik może oczywiście tworzyć zadania, wyznaczać terminy ich realizacji i mieć wgląd w harmonogramy. Dużym atutem jest wygodna synchronizacja pomiędzy wszystkimi urządzeniami i możliwość zintegrowania z kalendarzem Google. Z Evernote można korzystać w przeglądarce i na urządzeniach mobilnych, a wersja darmowa oferuje 60 MB przesyłu miesięcznie i synchronizację na maksymalnie 2 urządzeniach.

Strona internetowa: evernote.com/intl/pl
Cena: za darmo

6. Todoist

Todoist to jedna z najpopularniejszych aplikacji do zarządzania zadaniami ze względu na odpowiednie wyważenie prostoty obsługi i zaawansowania funkcji. Dzięki temu nie jest to ani najbardziej rozbudowane narzędzie tego typu, ani zbyt trudne w obsłudze. Użytkownik może wprowadzać własne zadania, dodawać do nich terminy wykonania, a nawet udostępniać je w ramach projektu innym osobom. W wersji płatnej zyskujemy dostęp do rozbudowanych filtrów i etykiet, ale darmowa w zupełności wystarczy do codziennych zadań. Todoist jest przy tym dostępne na praktycznie każdą platformę, więc aplikację mamy zawsze pod ręką.

Strona internetowa: todoist.com/pl
Cena: za darmo

7. Microsoft To Do

Microsoft To Do to kolejna aplikacja z listą zadań przeznaczona dla indywidualnego użytkownika. Pozwala definiować cele i zadania oraz grupować je według kategorii. Gdzie indziej zapisywane będą np. listy zakupów, a gdzie indziej obowiązki domowe czy zadania związane z pracą. Microsoft To Do potrafi analizować nasze zadania i tworzyć inteligentne listy celów na każdy dzień lub tydzień, ułatwiając zarządzanie czasem. Można też tworzyć proste projekty z wieloma zadaniami i udostępniać je innym osobom. Dużym atutem jest ścisła integracja z ekosystemem usług Microsoftu, więc np. oznaczone w Outlooku e-maile automatycznie mogą się pojawić jako zadanie w Microsoft To Do. Aplikacja dostępna jest za darmo na komputery i urządzenia mobilne.

Strona internetowa: todo.microsoft.com/tasks
Cena: za darmo

8. Any.Do

Any.Do to rozbudowana, ale jednocześnie przyjemna w użytkowaniu aplikacja do planowania dnia. Przeznaczona zarówno dla użytkowników indywidualnych, jak i zespołów. Możliwe jest bowiem tworzenie pojedynczych zadań, jak i zarządzanie większym projektem. Ciekawym rozwiązaniem są przypomnienia, które zachęcają do korzystania z aplikacji i tworzenia planów. Jest to więc świetna propozycja dla osób, które chciałyby używać narzędzi do planowania, ale zapominają do nich zaglądać. Dużym atutem jest też integracja z Gmailem, Outlookiem, Slackiem czy WhatsAppem i dostępność aplikacji na niemal wszystkie możliwe platformy, w tym na popularne smartwatche.

Strona internetowa: any.do
Cena: za darmo

9. Pomotodo

Pomotodo łączy w sobie klasyczną listę zadań z techniką pracy i skupienia o nazwie Pomodoro, która zakłada realizację zadań przez określony czas i regularne przerwy. Dzięki temu użytkownik może zapisywać w aplikacji cały przebieg swojej pracy, włącznie z czasem wykonania, a po zakończeniu generować raporty. Do tego dochodzi obsługa hashtagów i priorytetów na liście zadań. Możliwe jest także przypinanie najważniejszych wpisów, a w wersji płatnej ustawianie powiadomień czy komponowanie dodatkowych notatek. Użytkownik ma też wgląd w statystyki swojej pracy, włącznie z podziałem na hashtagi, mogące służyć za projekty. Może się z nich m.in. dowiedzieć, w których godzinach jest najbardziej produktywny. Pomotodo jest dostępne w formie rozszerzenia do przeglądarki Google Chrome oraz jako aplikacja na Windowsa, macOS, Androida i iOS.

Strona internetowa: pomotodo.com
Cena: za darmo

10. Bitrix24

Bitrix24 to platforma do planowania zadań i zarządzania czasem całych zespołów. Świetnie sprawdzi się więc zarówno w niewielkiej firmie, jak i większej korporacji, szczególnie przy pracy zdalnej. Narzędzie umożliwia szybkie tworzenie zadań i przypisywanie ich konkretnym osobom. Użytkownicy mogą dodawać komentarze do zadań, tworzyć listy kontrolne, a nawet zarządzać całymi projektami, przydzielając do nich osoby i nadając im konkretne role. Do tego dochodzi wygodny dostęp do tablic Kanban i wykresów Gantta, możliwość monitorowania czasu pracy czy wspólne działanie na dokumentach. Dla większej wygody Bitrix24 integruje się z Office365, Dokumentami Google i popularnymi kalendarzami, a także pozwala na migrację plików z Dropboxa i innych dysków sieciowych. W wewnętrznym sklepie można ponadto znaleźć integracje dla kilkudziesięciu popularnych aplikacji. Platforma może też służyć do komunikacji z klientami dzięki integracji z CRM. Dużym atutem jest dostępność darmowego planu dla nieograniczonej liczby osób, co jest branżowym wyróżnikiem. Bitrix24 jest więc świetną opcją dla osób, które poszukują kompleksowego narzędzia do zarządzania pracą w zespole.

Strona internetowa: bitrix24.pl
Cena: za darmo

11. Jira Software

Jira to narzędzie przeznaczone przede wszystkim dla większych firm i przedsiębiorstw, w których przy projektach pracuje kilkadziesiąt lub nawet kilkaset osób. Platforma pozwala tworzyć obszerne projekty, przypisywać je do poszczególnych zespołów, a także dokładnie zarządzać uprawnieniami czy statusami zadań. Narzędzie sprawdzi się przede wszystkim w pracy programistów — oferuje w tej dziedzinie wbudowane rozwiązania, takie jak śledzenie błędów czy planowanie sprintów. Platforma ma sporo możliwości, ale jest przy tym nieco trudniejsza w nauce. Wydobycie z niej pełni potencjału może więc zająć nieco czasu. Z podstawowej wersji można korzystać za darmo w zespołach maksymalnie do 10 osób.

Strona internetowa: atlassian.com/pl/software/jira
Cena: za darmo