Jak wybrać system ERP do małej firmy?

Systemy ERP są coraz częściej wdrażane przez przedsiębiorców. Nic dziwnego – automatyzują pracę, pozwalają zebrać w jednym miejscu wszystkie najważniejsze dla firmy informacje i dają wiele narzędzi pozwalających rozwijać działalność.

Decydując się na jeden z nich warto przyjrzeć się dokładnie funkcjom i modułom. Co trzeba wiedzieć o ERP przed wdrożeniem? Czym różnią się poszczególne oferty od siebie? I – co najważniejsze dla przedsiębiorcy – jak wybrać ten najlepszy system? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie poniżej.

Co to jest system ERP?

ERP to skrót od Enterprise Resource Planning, tłumaczone na polski jako planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Systemy ERP są rozbudowanymi programami, które pomagają zarządzać przedsiębiorstwem, służą do monitorowania procesów (np. produkcji, sprzedaży), rozliczania należności księgowych, zasobów magazynowych oraz zarządzania pracownikami.

Tworzone są najczęściej w formie głównego elementu (programu do fakturowania) i dodatkowych modułów, które można dowolnie wybierać spośród oferty. Można je uruchomić w dowolnym momencie, a dzięki korzystnym abonamentom nie trzeba wiele inwestować na początku. Tą metodą powstaje spersonalizowany program dla małych i mikroprzedsiębiorstw, gdzie znajdują się wszystkie najważniejsze dane, rozliczenia oraz funkcjonalności niezbędne do prowadzenia biznesu. Mogą z niego korzystać również większe firmy i osoby pracujące na umowę B2B.

Księgowość w systemach ERP

Podstawą systemów ERP jest program do wystawiania faktur zapewniający narzędzia do prowadzenia sprzedaży w formie tradycyjnej i online oraz rozliczania się z urzędami. Księgowość w systemie ERP można prowadzić samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego. W obu przypadkach ERP maksymalnie ułatwia zadanie: przypominając przedsiębiorcy o upływających terminach, pozwalając wysyłać paczki przelewów do bankowości internetowej oraz deklaracje do urzędów lub przesyłać dokumenty bezpośrednio z programu do biura rachunkowego.

Przedsiębiorcy mogą wybrać jedną z opcji prowadzenia rachunkowości: uproszczoną (Księgę Przychodów i Rozchodów) lub pełną (Księgi Handlowe).

KPiR jest intuicyjna w obsłudze, a wszystkie wyliczenia i stałe procesy zostały zautomatyzowane. Pozwala na prowadzenie wymaganych prawem rejestrów (m.in. VAT), ewidencji (środków trwałych, wynagrodzeń pracowniczych) oraz rozliczeń właścicieli. Można z łatwością wygenerować obowiązkowe deklaracje (np. VAT-JPK, PIT36) i przesłać je do Urzędu Skarbowego. Dodawanie dokumentów kosztowych odbywa się z wykorzystaniem OCR (narzędzia pozwalającego na odczytywanie tekstu z papierowych wydruków i skanowanie ich do wersji elektronicznej), co znacznie przyspiesza ich wprowadzanie do systemu.

System ERP umożliwia również prowadzenie pełnej księgowości, wymaganej m.in. dla spółek. Najważniejsze funkcjonalności to m.in. prowadzenie zapisów księgi handlowej, generowanie pliku JPK_VAT, tworzenie okresów obrachunkowych oraz generowanie zestawień obrotów i sald. Można również stworzyć m.in. bilans otwarcia kont księgowych oraz inne zestawienia, raporty i sprawozdania.

Program ERP – sprzedaż w Internecie

Wybierając system ERP warto sprawdzić, czy będzie on obsługiwał zarówno tradycyjny sposób sprzedaży, jak i e-handel. Coraz więcej firm decyduje się rozszerzyć grupę docelową, zakładając e-sklep lub korzystając z platform aukcyjnych takich jak eBay czy Allegro. I wtedy pojawia się problem, bo posiadane programy księgowe nie zawsze współpracują z aplikacjami do obsługi e-sklepów.

Dobry system ERP wspiera sprzedaż internetową. Wystawianie ofert i realizacja zamówień są zautomatyzowane (na podstawie informacji zawartych w module magazynowym) i na bieżąco księgowane. Wymiana danych między ERP a e-sklepem jest automatyczna, a dzięki otwartemu kodowi można dowolnie zmieniać szatę graficzną strony (pomaga w tym intuicyjny kreator). W e-sklepie znaleźć można także wiele narzędzi ułatwiających handel w Internecie (takich jak np. porównywarki, płatności online, opinie o zakupach) oraz pozwalających na analizowanie go (m.in. śledzenie ruchu na www).

System ERP umożliwia również sprzedaż online bez zakładania sklepu internetowego. Moduł e-sale pomaga zarządzać tego typu sprzedażą, integrując ją z popularnymi marketplaces. Dzięki kompatybilności wszystkich modułów z łatwością można monitorować stany magazynowe (z opcją zablokowania sprzedaży, gdy towaru nie ma na stanie), tworzyć wymagane prawem inwentaryzacje i spisy z natury. Równie łatwo dopełnić formalności związanych z e-handlem, m.in. rozliczenia należności podatkowych (VAT OSS).

Program ERP – sprzedaż tradycyjna

Przedsiębiorcy chcący rozwijać sprzedaż tradycyjną również skorzystają na wdrożeniu ERP. Umożliwia on tworzenie mobilnych punktów sprzedaży (POS), obsługujących klientów w dowolnym miejscu. Aplikacja na Androida lub iOS łączy się bezprzewodowo z bazą danych. Ma wszystkie narzędzia konieczne do sfinalizowania transakcji (m.in. obsługę różnych rodzajów płatności, wybór rodzaju dokumentu sprzedażowego, naliczenia rabatów). To rozwiązanie pozwala rozładować kolejki do kas i znacznie przyspiesza zakupy.

Najważniejsze zalety systemów ERP

Program ERP to nie tylko funkcje związane księgowością i prowadzeniem rozliczeń oraz e-sklepu, ale również szereg korzyści dla przedsiębiorcy.

Jedną z najważniejszych jest uporządkowanie wszystkich działań sprzedażowych i rozliczeń w jednym programie. Pozwala to uniknąć konfliktów aplikacji (np. e-sklepu z programem księgowym), a także oszczędza czas i nerwy. Ułatwia rozpoczęcie handlu we własnym sklepie internetowym (kreując go od podstaw), jak również handel na platformach aukcyjnych (z opcją personalizacji i automatycznego wystawiania ofert).

Dobre systemy ERP automatyzują wiele czynności biurowych i zapewniają pełną obsługę działalności przedsiębiorstwa. Umożliwiają również planowanie strategiczne i wielowymiarowe analizy, dzięki opcji generowania raportów biznesowych według wybranych kategorii. Można w ten sposób uzyskać konkretne, wiarygodne dane o sprzedaży, przepływach pieniężnych czy rentowności firmy w formie graficznej lub na wykresie.

Wygodę korzystania z systemu ERP podnosi narzędzie OCR (ang. Optical Character Recognition, w tłumaczeniu „Optyczne Rozpoznawanie Znaków”) do skanowania i odczytywania tekstu, znacznie ułatwiające pracę z dokumentami. Zamiast ręcznego wpisywania danych wystarczy zeskanować dokument (np. fakturę), a program automatycznie rozpozna wszystkie informacje i skopiuje je. Niektóre systemy ERP odczytują też dane ze zdjęć. Pozwala to oszczędzać czas potrzebny na ręczne „wklepywanie” faktur kosztowych do programu.

Dużą zaletą jest również stały dostęp do wszystkich dokumentów i rozliczeń dzięki aplikacji mobilnej i możliwości zalogowania się w przeglądarce. Ułatwia to prowadzenie działalności w tych branżach, które wymagają mobilności i częstych wyjazdów.

Warto również zwrócić uwagę na dodatkowe narzędzia, które zapewniają płynność finansową. Faktoring najczęściej, choć nie zawsze, polega na „sprzedaży” niezapłaconych jeszcze faktur klientów innemu podmiotowi, który wykupuje je za określony procent wartości (np. 90% kwoty faktury). Firma otrzymuje od razu pieniądze, co pozwala jej inwestować i regulować swoje zobowiązania na bieżąco. Nie musi się też troszczyć o przypominanie dłużnikom o upływających terminach.

Faktoring może przyjąć różne formy. Głównie dzielimy go na:

• pełny – bez regresu, firma nie musi się troszczyć o przypominanie dłużnikom o upływających terminach
• niepełny – inaczej zwany „odwróconym” z regresem (tzw. roszczenie zwrotne)

Równie poszukiwaną usługą jest windykacja, której celem jest odzyskanie pieniędzy od kontrahentów, którzy nie uregulowali faktur w terminie. Przeterminowane faktury są wykupywane przez windykatora za określony procent kwoty. Firma odzyskuje część pieniędzy, a ściągnięciem należności zajmuje się inny podmiot. Windykacja nie musi oznaczać jedynie wykupu faktury – bywa iż usługa polega na pomocy w odzyskaniu należności. W takiej sytuacji windykator zazwyczaj nie pobiera opłat, gdy windykacja jest nieskuteczna.

Jakie funkcje w programie ERP dla firmy są ważne?

Oprócz uniwersalnych funkcji systemy ERP mogą mieć dodatkowe opcje, które znacznie ułatwiają prowadzenie działalności. Są to m.in.:

1. Możliwość zarządzania produktami finansowymi w ramach systemu ERP, w tym skorzystania z usług faktoringu czy windykacji. Pozwala to przekazać sprawy niezapłaconych faktur fachowcom i gwarantuje płynność finansową.
2. Opcja sprzedaży detalicznej oraz internetowej obsługiwana w ramach jednego programu. Ułatwia to kontynuowanie działalności w formie tradycyjnej, przy jednoczesnym zwiększeniu dostępu do potencjalnych klientów online. Obie te usługi są w pełni zintegrowane z modułem magazynowym i księgowością. E-sprzedaż ma wiele funkcjonalności pozwalających na tworzenie analiz, personalizację ofert i aukcji.
3. W pełni funkcjonalna aplikacja mobilna, pozwalająca mieć zawsze swoje dane księgowe i sprzedażowe pod ręką – w telefonie lub laptopie.
4. Łatwe przesyłanie dokumentów do biura rachunkowego, urzędów i przelewów do banku, bezpośrednio z programu.
5. Możliwość prowadzenia różnych sposobów rozliczeń księgowych, w szczególności pełnej księgowości i Książki Przychodów i Rozchodów.
6. Aktualność i poprawność formularzy i obliczeń, dzięki regularnym aktualizacjom programu, dostosowującym go do zmieniających się przepisów prawnych (np. zmian stawek podatku czy wzorów druków).

Wszystkie te ułatwienia można znaleźć m.in. w systemie ERP XT, polskiej firmy Comarch.

System ERP XT – dlaczego warto go mieć?

ERP XT posiada wszystkie najważniejsze funkcjonalności potrzebne do prowadzenia firmy, rozliczania dochodów, stanów magazynowych i pracy pracowników. Jest intuicyjny i łatwy w obsłudze, a w razie potrzeby można go rozbudować o dodatkowe moduły. Dzięki temu nie ma potrzeby zmiany programu, gdy działalność się rozwija, bo rośnie on razem z firmą.

Przedsiębiorcy chwalą sobie możliwość pracy zdalnej przez przeglądarkę lub w aplikacji na smartfona. Obie te formy dostępu są funkcjonalne i wydajne. Dla osób mobilnych, które często są poza biurem jest to idealne rozwiązanie, bo zawsze mają swoją firmę w zasięgu ręki.

Tym, co może decydować o wyborze ERP XT jest również bezpieczeństwo przechowywanych informacji. System Comarchu przechowuje dane użytkowników w polskiej chmurze (Comarch IBARD), w zgodności z normami ISO oraz klasyfikacjami TIER 3 i TIER 4. Kopie zapasowe i backup danych są wykonywane automatycznie, w wybranych okresach czasu. Ich posiadanie pozwala odzyskać informacje w razie awarii lub ataku hakerskiego. Przesyłane dane są szyfrowane (protokołem SSL 256 bit), a użytkownik otrzymuje również generator kluczy do szyfrowania AES256, co pozwala mu dodatkowo zakodować poufne informacje. Są to zabezpieczenia na światowym poziomie, porównywalne z zabezpieczeniem bankowości online.

Zaletą ERP XT jest także terminowe odwzorowanie przepisów prawa w programie, aktualne formularze (m.in. VAT OSS) i sposoby rozliczania. ERP XT jest tworzony przez polską firmę, więc jest na bieżąco zmieniany by spełnić wszystkie wymogi wchodzących w życie przepisów.

Atutem jest również wsparcie techniczne i otwartość na pomysły klientów. Oprócz klasycznej pomocy ERP XT oferuje bazę wiedzy, budowaną przez społeczność użytkowników. Można tam zadać pytanie, poprosić o wyjaśnienie działania funkcji lub porozmawiać o aktualizacjach. To również sposób na zgłoszenie swojego pomysłu dotyczącego udoskonalenia programu. Każdy z nich jest analizowany, a gdy poprze go wielu użytkowników jest szansa na jego wdrożenie.

Funkcje programu ERP XT w skrócie

Przegląd i omówienie funkcji systemu (video)

Dobry system ERP? ERP XT!

System ERP XT jest idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców chcących rozwijać swoją działalność i mieć jednocześnie pod kontrolą wszystkie formalności i obowiązki prawne. Automatyzacja czynności, przypomnienia o terminach i pełna integracja między poszczególnymi modułami ułatwiają prowadzenie firmy, a bieżące aktualizacje zapewniają zgodność rozliczeń z obowiązującymi przepisami. Dzięki dostępowi z każdego miejsca można mieć pełny wgląd w dane i zarządzać przedsiębiorstwem z domowego fotela lub… plażowego leżaka.

Testuj za darmo na www.erpxt.pl

Artykuł przygotowany we współpracy z Partnerem.