Przeprowadzając rekrutację, znajomość obowiązujących aktów prawnych chroniących potencjalnych pracowników jest bardzo istotna. Złamanie rozporządzeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych może skończyć się wysoką karą, a nawet pozwem sądowym. System ATS ułatwia kontrolę procesu pod kątem prawnym, jednak warto być świadomym wszystkich ograniczeń, jakie spoczywają na rekrutującym. Na co należy uważać?
Co trzeba wiedzieć o zasadach rekrutacji w firmie?
Proces rekrutacyjny coraz częściej konstruuje się wieloetapowo, uwzględniając zadania testowe i inne sposoby weryfikacji kompetencji pracownika. Rozmowa rekrutacyjna stała się jedynie finalnym etapem, a nie następstwem przesiewu CV. Często zdarza się, że firmy przeprowadzają nie jedną, a kilka rozmów (zazwyczaj z różnymi działami: HR, tym związanym z danym stanowiskiem, oraz z CEO). Zwiększa to szanse na prawdziwy „match”, co z kolei realnie przekłada się na firmowe zyski.
W konstruowaniu takiego skomplikowanego procesu może pomóc system rekrutacyjny ATS, coraz chętniej wykorzystywany zarówno przez duże korporacje, jak i małe firmy. Na polskim rynku pojawia się coraz więcej tego rodzaju rozwiązań. Wiele z nich, na przykład Elevato – https://www.elevatosoftware.com/, można wypróbować za darmo. Program nie tylko ułatwia zaplanowanie i przeprowadzenie rekrutacji, ale również zadbanie o to, by była ona w stu procentach zgodna z obowiązującym prawem. Jakie akty prawne i rozporządzenia ograniczają rekrutera?
Rozporządzenie 2016/679 (RODO) a elektroniczny system rekrutacji
Rozporządzenie powszechnie znane jako RODO weszło w życie w 2018. Ściśle definiuje ono możliwości w zakresie przetwarzania danych osobowych i sposobu administrowania nimi. W kontekście procesu rekrutacyjnego rozporządzenie ma chronić pracownika przed niewłaściwym wykorzystaniem danych osobowych, które udostępniane są potencjalnemu pracodawcy.
Aby rekruter mógł skorzystać z danych zawartych w CV, musi znajdować się w nim aktualna klauzula RODO. Nie musi ona zawierać podstawy prawnej, choć często kandydaci decydują się na jej uwzględnienie. Wystarczy formuła typu:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.
Jeśli CV nie jest opatrzone klauzulą lub jest ona skonstruowana niewłaściwie, rekrutujący powinien niezwłocznie zniszczyć dokument lub usunąć go z fizycznego nośnika, ponieważ nie ma on prawa do korzystania z uwzględnionych w nim danych. Trzeba pamiętać, że taka formuła upoważnia do administrowania danymi w trwającej rekrutacji, ale nie w kolejnych. Aby można było skorzystać z CV ponownie, w klauzuli musi się znaleźć wzmianka o przyszłych rekrutacjach.
Zgody na przetwarzanie danych osobowych w formularzach – co powinny zawierać?
Decydując się na skonstruowanie formularza zamiast zbierania CV, łatwiej można usystematyzować kwestię zgód na przetwarzanie danych osobowych. System rekrutacji online powinien podsunąć ci gotowe zgody, które najczęściej sformułowane są w ten sposób:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Zazwyczaj program do zarządzania rekrutacjami uwzględnia dwie osobne zgody (na potrzeby trwającej rekrutacji i tych, przeprowadzanych w przyszłości), co ułatwia kandydatom ich rozróżnienie.
Zadania testowe a autorskie prawa majątkowe
Jeśli przeprowadzasz rekrutację z uwzględnieniem zadań testowych, trzeba pamiętać, że ich rezultat stanowi własność kandydata. O ile nie zostanie spisana odpowiednia umowa, firma nie może wykorzystać wykonanego zadania testowego – na przykład artykułu czy projektu. Konieczne będzie podpisanie przekazania autorskich praw majątkowych.
System rekrutacji to świetny sposób na zadbanie o właściwe przetwarzanie i katalogowanie zgód na przetwarzanie danych osobowych. Korzystając z niego, łatwo uniknąć kar, pozwów i nieporozumień.
Artykuł partnera
Podobał Ci się ten artykuł?
Zapisz się na listę i nie przegap nowych ciekawostek, porad i konkursów!
