Kalendarz Google – banalnie prosta organizacja spotkań

Kalendarz Google to jedna z podstawowych aplikacji oferowanych przez potentata z Mountain View. Aby móc korzystać z rozwiązania, w pierwszej kolejności zakładasz konto w usłudze pocztowej Google – Gmail. Mając konto, otrzymujesz dostęp do wszystkich aplikacji i usług oferowanych przez Google.

Kalendarz Google – Jak korzystać?

Aby wejść w Kalendarz Google, na początku musisz zalogować się do swojego konta Gmail. Jako zalogowany użytkownik możesz z poziomu samej wyszukiwarki wejść w Kalendarz Google. Możesz też to zrobić poprzez Gmail. Zakładając, że jesteś zalogowany, wystarczy, że klikniesz w znaczek kwadracików w prawym górnym rogu ekranu i wybierzesz Kalendarz Google

Po kliknięciu, zostajesz przeniesiony na swój Kalendarz Google.

Najważniejszą  funkcją Kalendarza Google jest oczywiście zarządzanie czasem. Możesz dodawać wydarzenia, edytować je, a nawet zapraszać do nich współpracowników! Co więcej, w ramach jednego konta możesz utworzyć sobie parę kalendarzy (np. Dział IT, Dział Marketing, Dział Administracji) i nadać odpowiednie uprawnienia dostępu dla pracowników. Powiedzmy, że chcesz zorganizować szkolenie z nowego produktu dla pracowników IT i Marketingu.

1. Najpierw tworzysz wydarzenie. W tym celu wybierasz datę i godzinę, na którą chcesz zebrać pracowników, a przy okazji zasugerować im, ile będzie trwało szkolenie. W tym wypadku to będzie Środa, godzina od 12:00 do 15:00. Klikasz w godzinę rozpoczęcia i przesuwasz do optymalnej pory.

2. Jak zauważyłeś, wyskoczyło okno z informacją o podaniu nazwy wydarzenia. W tym wypadku wpisujesz np. Szkolenie z Nowego Produktu. Po uzupełnieniu pola możesz stworzyć wydarzenie lub je edytować. Jeśli chcesz dokładniej je opisać, klikasz Edytuj Wydarzenie.

Powiadomienia i zapraszanie współpracowników – proste jak nigdzie

W tym panelu możesz zmienić datę/godzinę wydarzenia, a nawet ustawić, aby było cykliczne, czyli organizowane np. co tydzień, o tej samej porze. Następnie możesz dodać dokładny opis (np. miejsca lub nazwisko szkoleniowca). Szczególnie ciekawą funkcją są tzw. Powiadomienia. Ich celem jest przypomnieć wcześniej zaproszonym pracownikom o szkoleniu. Powiedzmy, że chcesz, aby dzień przed szkoleniem Kalendarz Google przypomniał Ci o nim. Domyślnie ustawiony jest typ powiadomienia POP i 30 min przed wydarzeniem. Możesz jednak przestawić go na Email, dzięki czemu dostaniesz przypomnienie na skrzynkę mailową. Do tego zmieniasz np. na 24 godziny lub 2 dni i gotowe. W razie konieczności możesz ustawić oczywiście więcej powiadomień, klikając Dodaj powiadomienie.

W przypadku szkolenia, dobrze mieć pewność, kogo się zaprasza, kto przyjął zaproszenie a kto z jakiś powodów je odrzucił. Kalendarz Google daje możliwość zapraszania pracowników a ponadto zbierania informacji zwrotnej, kto i w jaki sposób ustosunkował się do uczestnictwa w szkoleniu.

Istotne ułatwienie, które oferuje Kalendarz Google polega na możliwości udostępnienia kalendarzy nawet tym osobom, które nie mają konta w Google lub są spoza firmy. Jedyne, co trzeba zrobić to wejść po lewej stronie ekranu w wybrany Kalendarz Google i kliknąć Ustawienia. Następne zjeżdżasz na dół strony i klikasz niebieski znaczek „HTML”. Pojawi Ci się POP z linkiem do Twojego Kalendarza, który wystarczy pokazać osobie spoza firmy lub po prostu wysłać go w treści maila. I gotowe.

Synchronizacja z Androidem Kalendarza Google

Jedną z podstawowych zalet Kalendarza Google jest możliwość synchronizacji
z aplikacją mobilną. Oznacza to, że te same treści, co w Kalendarzu Google na Twoim komputerze służbowym, znajdą się automatycznie na Twoim smartfonie. Korzyści są bardzo duże, np. w przypadku handlowców, którzy dużo czasu spędzają
w terenie, owszem, do wprowadzania danych klientów posługują się komputerem stacjonarnym lub laptopem, jednak większość swojego czasu spędzają z telefonem. Synchronizacja to z kolei gwarancja, że będziesz zawsze na bieżąco
z wydarzeniami, które umieścisz w kalendarzu. Jak to zrobić?

1. Wchodzisz w Ustawienia.

2. Następnie Konta i Synchronizacja

3. A na końcu zaznaczasz Auto-synchronizacja.

W ten sposób ustawiłeś usługę Kalendarz Google tak, że za każdym razem, gdy zostaną wprowadzone w nim zmiany, automatycznie pojawią się na wszystkich podpiętych do konta urządzeniach.

Jak sam widzisz, aplikacja Kalendarz Google może być nie lada ułatwieniem w Twojej codziennej pracy. Odpowiednio skonfigurowany zaoszczędzi Ci czas, a przede wszystkim znacznie wpłynie na efektywność Twoich działań. Nic, tylko korzystać.

___

Artykuł powstał dzięki CORE – polskiemu dystrybutorowi antywirusów AVAST i AVG. Sprawdź AVG antywirus dla firmy. Kompleksowa ochrona dla plików, przelewów i wszystkiego co najważniejsze w firmie.