Close Menu
TrybAwaryjny.pl
    Najpopularniejsze
    Czy jest sposób na wyzerowanie Windowsa

    Jak sformatować/przywrócić Windows 10?

    23 marca 2016
    Nowy konkurs AVG - weź udział teraz

    Wybierz imię dla ludka-ninja! Wiosenny konkurs AVG!

    22 maja 2015
    Nowy konkurs AVG

    Pomóż nam wybrać koszulkę dla Trybu i zgarnij NOWE gadżety AVG!

    11 września 2015
    Facebook YouTube
    TrybAwaryjny.plTrybAwaryjny.pl
    • Strona główna
    • Tu zacznij
    • Kategorie
      • Dla domu
      • Dla firmy
      • Dla szkoły
      • Polecane
      • Praca
      • Komputer
      • Mobilne
      • Aplikacje online
      • Technologia
      • Cyberbezpieczeństwo
      • Hosting
      • Ciekawostki
      • Bezpieczne dzieci
      • Promocje i okazje
    • Rankingi i opinie
    • Cyberbezpieczeństwo
      • Antywirusy
        • Produkty Norton
        • Produkty Avast
        • Produkty AVG
      • Artykuły
        • Wszystkie
        • Norton
        • Avast
        • AVG
        • CCleaner
      • Informacje prasowe
      • Forum
      • Współpraca
    • Kontakt i współpraca
    Facebook YouTube
    TrybAwaryjny.pl
    Home»Porady dla biznesu»Faktury w chmurze – bezpieczne zarządzanie dokumentacją
    Porady dla biznesu

    Faktury w chmurze – bezpieczne zarządzanie dokumentacją

    17 września 20184 komentarze6 Mins ReadUpdated:24 sierpnia 2023
    Przechowuj bezpiecznie swoje faktury w chmurze.
    Przechowywanie faktury w chmurze to oszczędność czasu i większe bezpieczeństwo danych.

    Wraz z upływem czasu, polskie firmy coraz chętniej korzystają z cyfrowego obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Niestety, wciąż nie udało się wyplenić nawyków, typowych dla użytkowania form „papierowych”, w tym tych, które stanowią poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa danych. Idealnym rozwiązaniem tego problemu wydaje się być przeniesienie dokumentacji do chmury.

    Zaskakujący może wydać się fakt, że co trzecia faktura w Polsce jest już wystawiana online, a co czwarta – doręczana elektronicznie, ale pomimo tego przytłaczająca większość przedsiębiorców (98%) przechowuje je w formie papierowej – w biurze księgowym lub u siebie. Te szokujące dane, zaczerpnięte z badania Grupy Idea Bank, stosunkowo łatwo wyjaśnić.

    Przyczynami są stare przyzwyczajenia oraz źle pojmowana wygoda – wielu osobom łatwiej jest pracować z dokumentem w fizycznej formie. Jest to jednak bardzo ryzykowne – tak od strony bezpieczeństwa, jak i płynności procesów w firmie.

    Papier przyjmie wszystko

    Największą wadą dokumentów w drukowanej postaci jest to, że na każdym etapie przetwarzania przez człowieka są obarczone ryzykiem błędu. Powstaje ono już na etapie wystawiania dokumentu (np. źle przepisana nazwa firmy, numer konta bankowego, etc.) i zwiększa się podczas przesyłania, czy obiegu wewnętrznego.

    Wersję papierową łatwo bowiem zgubić, niechcący zniszczyć lub przeoczyć, kiedy np. zostaje umieszczona wewnątrz przesyłki. Nie są rzadkością przypadki, kiedy na skutek drobnych błędów w treści dokumentu lub jego zagubienia dochodzi do sporych przesunięć terminów we wspólnie realizowanych projektach między firmami.

    Weryfikacja statusu dokumentacji w formie drukowanej jest z reguły problematyczna i wymaga wieloetapowych konsultacji z co najmniej kilkoma działami w firmie, szczególnie w przypadkach kiedy kontrahent wysyła faktury zarówno drogą elektroniczną, jak i tradycyjną.

    Przechhowuj faktury bezpiecznie w chmurze.
    Koniec z zalegającymi teczkami.

    Nie wszyscy przyjmą papier

    W strukturach większych firm istnieją działy finansowe, księgowe i controllingowe, a konieczność wymiany dokumentów między nimi niejako wymusza posługiwanie się wersjami elektronicznymi (oryginalny plik .pdf lub skan). Coraz częściej więc zdarza się, że korporacje, dla oszczędności czasu lub ze względów ekologicznych, proszą o przesyłanie faktur sprzedaży już w wersji elektronicznej.

    Naturalnymi wrogami papierowych faktur są głównie jednoosobowe firmy. Z racji skali prowadzonej działalności nie mają wielu kontrahentów, nie wystawiają ani nie odbierają setek dokumentów zakupu/sprzedaży, ale, paradoksalnie, koszt obsługi takiej formy dokumentacji jest dla nich najbardziej uciążliwy.

    Ponieważ w jednoosobowych działalnościach gospodarczych właściciel jest odpowiedzialny za każdy aspekt funkcjonowania firmy, wystawianie, odbieranie, ewidencjonowanie, czy przesyłanie faktur również spoczywa na jego barkach.

    Traci w ten sposób czas, który mógłby spożytkować na działalność właściwą oraz pieniądze (w skali takiej firmy nawet 100 zł, wydane na przesyłki czy paliwo to strata, zwłaszcza że można było te środki zainwestować lepiej), ale ryzykuje przede wszystkim bezpieczeństwem.

    W przypadku, gdy wystawiona faktura nie trafi do klienta na czas lub zagubi się, opóźnienia w płatnościach mogą kompletnie zrujnować firmę. Ochrona przepływu środków w przedsiębiorstwie ma najwyższy priorytet, ale po ostatnich zmianach w prawie, JDG powinny również odpowiedzialnie chronić informacje innego rodzaju, obecne na dokumentach sprzedaży.

    Dane jeszcze bardziej osobowe

    Od 25 maja br. w Polsce obowiązuje RODO (Rozporządzenie o ochronie danych osobowych). Ponieważ faktury mogą zawierać dane, umożliwiające identyfikację klientów lub kontrahentów, zasady ich przechowywania, utajniania i udostępniania innym pracownikom stały się znacznie bardziej rygorystyczne, niż wcześniej.

    Widmo kar, jakie można otrzymać za niewłaściwe zarządzanie dokumentami (do 20 mln Euro lub 4% rocznego obrotu firmy) powoduje, że przedsiębiorcy szukają rozwiązań bardziej bezpiecznych i podlegających większej kontroli, niż standardowe przechowywanie dokumentacji w segregatorach, bez żadnych dodatkowych zabezpieczeń.

    Z małej chmury…wiele korzyści?

    Polskie firmy chętnie sięgają po rozwiązania, związane z cloud computing (przechowywanie i przetwarzanie danych w chmurze), nic więc dziwnego, że na rynku pojawiły się rozwiązania, które zaadoptowały tę technologię do wymogów bezpiecznego przetwarzania danych finansowych. Takie rozwiązanie eliminuje większość problemów, znanych z obrotu papierowymi kopiami.

    Należy pamiętać, że dla systemu informatycznego, zawieszonego w chmurze, dokument księgowy jest po prostu strumieniem danych, co ułatwia kontrolę nad nim. Nie ma on nawet formy załącznika do wiadomości, po prostu jest od razu generowany w systemie (na koncie wystawcy) i stamtąd jest udostępniany posiadaczowi konta odbiorcy.

    Całkowicie eliminuje to ryzyko złego wystawienia dokumentu, przechwycenia go lub zagubienia – mówi Adam Głos, prezes firmy Tax Care, twórcy serwisu Chmura Faktur.

    Użytkownik tego typu rozwiązań może liczyć także na inne udogodnienia, wynikające z tej formy komunikacji. System elektroniczny sam zaciąga dane kontrahenta z CEIDG – wystarczy podać jego numer NIP, a pozostałe informacje zaimportują się automatycznie, eliminując całkowicie ryzyko błędu w przepisywaniu danych.

    Wykorzystanie (w Chmurze Faktur) zabezpieczeń z bankowych systemów transakcyjnych (szyfrowanie SSL, hasłowanie dostępu do linków), bezpieczeństwo wymiany danych jest nieporównywalnie wyższe niż przy obrocie papierowymi kopiami. Możliwe jest również generowanie JPK VAT na bazie wprowadzonych informacji i/lub stworzenie systemu automatycznego wystawiania faktur określonym kontrahentom.

    Przechowuj faktury w chmurze zamiast na półce.
    Ciesz się spokojem i miejscem na biurku.

    Swobodny przepływ

    Od strony czysto użytkowej, wystawianie, udostępnianie i przetwarzanie faktur w chmurze jest intuicyjne i o wiele wygodniejsze od tradycyjnych form. Przede wszystkim, co może nieco dziwić, możliwość np. zagubienia dokumentu w transporcie została wyeliminowana przez… brak tego transportu.

    Faktura, po osadzeniu w chmurze w formie pliku jest udostępniana dalej (nie wysyłana!) – kontrahentowi czy firmie księgowej. Wszystkie zainteresowane strony nie otrzymują żadnych załączników, a jedynie dostęp do stosownych plików. Co więcej, posiadanie konta (darmowego) w systemie nie jest niezbędne, by korzystać z jego dobrodziejstw.

    W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, funkcja ta ma szczególny wymiar biznesowy. Chmura Faktur de facto staje się centrum rozliczeniowym firmy – to tu wystawia się faktury, udostępnia je klientom i księgowym, rozsyła monity o zbliżających się terminach płatności, monitoruje stan rozliczeń z fiskusem, etc.

    Poza zwiększonym poziomem bezpieczeństwa i ogromną oszczędnością (czasu i pieniędzy), mikroprzedsiębiorstwa zyskują namiastkę automatyzacji procesów – wszystkie istotne czynności, związane z danym dokumentem czy ich serią można wykonać z jednego miejsca, kilkoma kliknięciami myszy, bez konieczności przenoszenia danych między plikami, zestawieniami i raportami. W standardowym, „papierowym” środowisku pracy, drobny przedsiębiorca nie byłby w stanie osiągnąć tego poziomu sprawności operacyjnej.

    Dobry czas na zmiany

    Od stycznia br. firmy muszą prowadzić ewidencję należności, związanych z podatkiem VAT, w formie JPK VAT. 25 maja oficjalnie weszło w życie RODO, a od lipca podatnicy są zobowiązani przekazywać fiskusowi wszystkie faktury wyłącznie w formie elektronicznej.

    Charakter tych zmian – cyfryzacja, automatyzacja procesów, większy nacisk na ochronę danych, itd. powoduje, że przejście z systemem wystawiania i obiegu faktur do rozwiązań chmurowych już dziś jest w stanie zapobiec powstaniu całego szeregu problemów organizacyjnych.

    Artykuł przygotowany przez partnera serwisu

    Advertisement

    Oceń artykuł
    [Głosów: 0 Średnia: 0]

    Previous ArticleAVAST Antywirus z najwyższą oceną dotyczącą jakości ochrony
    Next Article Dlaczego warto kupić poleasingowy sprzęt komputerowy?
    Subscribe
    Powiadom o
    guest
    guest
    4 komentarzy
    najstarszy
    najnowszy oceniany
    Inline Feedbacks
    View all comments
    Paulina_89
    Paulina_89
    6 lat temu

    To prawda, zastosowania w chmurze mają coraz więcej zwolenników. W firmie, w której pracuję jest to przede wszystkim wygoda, oszczędność oraz możliwość posiadania dokumentów w każdym zakątku świata. https://ax-dynamics.com/pl/dynamics-365/enterprise-edition to aplikacja ERP i CRM w jednym systemie. Niezastąpione narzędzie pracy 🙂

    0
    Odpowiedz
    szkoła zawodowa w Warszawie ul
    szkoła zawodowa w Warszawie ul
    6 lat temu

    Szkoła Zawodowa Ul.Gintrowskiego 38 Warszawa. Nie rozśmieszajcie mnie chmura bezpieczna. Hahaha

    0
    Odpowiedz
    badera
    badera
    6 lat temu

    Do mnie bezpieczeństwo Chmury Faktur bardzo przemawia, bo to taki poziom zabezpieczeń jak mają w bankach. Wszystko przesyłane jest poprzez link. Jeśli chcesz sobie dokument zalączyć jako PDF w mailu to oczywiście decyzja nalezy do Ciebie.

    0
    Odpowiedz
    Kasandra
    Kasandra
    6 lat temu

    Mnie Chmura Faktur odpowiada, bo jestem połączona z księgowością i moge bezpośrednio do księgowej wysyłac faktury. To bardzo wygodne rozwiazanie kiedy wszystko jest w jednym miejscu. Lubię mieć nad wszystkim kontrolę, a chmura właśnie taką pełna kontrolę, niewielkim wkładem pracy mi daje.

    0
    Odpowiedz
    Najnowsze komentarze
    • Adam Niestety nic nie zastapi zdrowego rozsądku i sprawdzania podejrzanych rzeczy, sam dalem s...Bezpieczeństwo w sieci – nowe zagrożenia w Q4 2024
    • Adam Bardzo ciekawy artykuł a dzięki podpowiedziom z Waszego serwisu mam bardzo fajny inter...Kiedy warto inwestować w on-premise, a kiedy wybrać rozwiązania chmurowe? Sprawdzamy opłacalność serwerów
    • Arkadiusz Zakrzewski Witam, Niestety nie my (firma CORE, dystrybutor marki AVG, Avast i Norton w Polsce) jesteś...Pomoc techniczna dla użytkowników darmowych wersji antywirusów – AVG FREE i AVAST FREE
    • Nadia Napisałam już maila w tej sprawie, wypróbowałam opcję darmowego trialu i niestety cóż… no...Pomoc techniczna dla użytkowników darmowych wersji antywirusów – AVG FREE i AVAST FREE
    • Wojtek Interesujący temat, ciekawe ile firm w Polsce w ogóle ma świadomość, jakie koszty idą za t...Raport kosztów naruszeń bezpieczeństwa danych w 2024 r. i przegląd najważniejszych zagrożeń
    Włącz cyberbezpieczeństwo
    CCleaner - Narzędzie do czyszczenia i przyspieszania
    Skuteczny Antywirus
    AVG Internet Security
    O nas

    TrybAwaryjny.pl tworzony jest przez doświadczonych ekspertów i pasjonatów. Porusza tematy około technologiczne, IT oraz cyfrowe. Tworzymy autorskie i darmowe artykuły, porady dla domu i firm, rankingi a także regularnie odpowiadamy na wszystkie pytania naszych czytelników. Jeśli masz problem z komputerem, tabletem czy telefonem lub chciałbyś zapytać o dowolny aspekt związany z siecią, nasi specjaliści udzielą Ci konkretnych odpowiedzi.

     

    Cyberbezpieczeństwo

    Pomagamy zrozumieć zagrożenia w Internecie oraz tłumaczymy jak bezpiecznie korzystać z telefonu, tabletu i komputera. Szeroko opisujemy cyberzagrożenia, na które są narażeni użytkownicy i wyjaśniamy jak skutecznie się przed nimi bronić. Posiadamy dedykowany dział, w którym poruszamy bezpieczeństwo dzieci oraz oferujemy rozwiązania antywirusowe dla domu, firm, szkół i placówek państwowych.

    Znajdź nas na FB
    Facebook YouTube
    • Polityka prywatności
    • Regulamin
    © 2025 Trybawaryjny.pl

    Type above and press Enter to search. Press Esc to cancel.

    wpDiscuz