Archiwa – państwowe, prywatne, publiczne – to najczęściej ogromne budynki z równie ogromnymi pomieszczeniami, gdzie przechowywane są setki tysięcy dokumentów ważących dziesiątki ton. Tak przynajmniej kojarzone jest współczesne archiwum przez przeciętnego Polaka. W rzeczywistości coraz częściej instytucji rezygnuje z tradycyjnych form archiwizacji i skupia się na formach elektronicznych. Powód jest jasny: oszczędność finansowa, oszczędność przestrzeni oraz względy ekologiczne.
Mniej drukowanych dokumentów
O ile pierwsze dwa powody są dość oczywiste – elektroniczne archiwum jest zwyczajnie tańsze i wymaga zatrudnienia mniejszej liczby pracowników do obsługi – o tyle względy ekologiczne nie dla każdego mogą być jasne. Przede wszystkim elektroniczne archiwa oraz elektroniczny obieg dokumentów w firmach, biurach, instytucjach publicznych, urzędach, szkołach itp. sprawia, że wykorzystywanych jest znacznie mniej kartek. A to już bezpośrednio wpływa na zapotrzebowanie danej firmy lub instytucji na papier i przekłada się na ochronę lasów i drzew.
Oczywiście z poziomu jednej kilkuosobowej firmy jest to zaledwie promil w morzu całej produkcji papieru, ale obecnie na elektroniczne archiwa decyduje się średnio co trzecia firma. W skali miasta, kraju czy potem całego świata jest to już ogromna oszczędność papieru i ogromny wpływ na ochronę środowiska.
Przechowywanie dokumentów
Jednak ekologia zyskuje w jeszcze jeden sposób dzięki elektronicznym archiwom. Widać to na przykładzie firm albo instytucji, które kończą swoją działalność i nagle w ciągu kilku dni muszą pozbyć się zgromadzonych dokumentów. W takich wypadkach wyrzucane są one na śmietnik, co przekłada się na zwiększoną produkcję śmieci na wysypiskach i automatycznie większe zanieczyszczenie ekologiczne. Elektroniczne archiwa(cały obieg dokumentów) pozwalają tego uniknąć, ponieważ wszelkie dane przechowywane są w formie zapisu komputerowego. Po likwidacji firmy wystarczy je więc usunąć z dysku i baz danych, co jest nie tylko lepsze dla środowiska, ale i znacznie szybsze.
Ekologiczne firmy
O tym, że dbałość o środowisko i troska firmy o to, aby być bardziej ekologiczną i przyjazną otoczeniu, świadczą rosnące z roku na rok statystyki. Jeszcze przed dekadą w elektroniczne archiwa oraz wirtualny obieg dokumentów inwestowała zaledwie co dwudziesta firma w Polsce i co dziesiąta instytucja państwowa.
Pod koniec 2017 roku tych firm było już 25%, a elektroniczne archiwa dotarły do ponad 80% jednostek państwowych, samorządów i urzędów. W ekologicznym podejściu przodują przede wszystkim duże firmy, krajowi i międzynarodowi giganci, dla których elektroniczny obieg dokumentów to ogromna oszczędność finansowa liczona w milionach złotych. Szybkie przesyłanie danych w połączeniu z dbałością o środowisko sprawia, że elektronicznymi systemami zarządzania oraz archiwizacji interesują się też mniejsze podmioty gospodarcze.
Artykuł przygotowany przez partnera serwisu
Podobał Ci się ten artykuł?
Zapisz się na listę i nie przegap nowych ciekawostek, porad i konkursów!
i zadaj pytanie.
