Jak efektywnie zorganizować home office?

Praca z domu ma niewątpliwie całą listę zalet i wad. Organizowanie listy zadań, ustalenie harmonogramu dnia pracy i unikanie rozproszenia uwagi to niektóre z kluczowych czynników, dzięki którym praca zdalna może być efektywna i całkiem przyjemna.

Obecnie z powodu epidemii koronawirusa wiele osób jest zmuszonych pracować z domu, ale również na dłuższą metę coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z możliwości zatrudniania na stałe osób pracujących zdalnie. Taka forma zatrudnienia pomaga nie tylko obniżyć koszty biurowe, ale także często zwiększa produktywność pracowników, których dodatkowo można zatrudnić w dowolnym miejscu na świecie, bez ograniczeń geograficznych.

Ponieważ podstawowym wyzwaniem home office jest konieczność przedstawienia rezultatów swoich działań, a nie sama obecnosć w biurze, podpowiadamy, na co zwrócić uwagę aby pracować jak najbardziej efektywnie.

Przestrzeń biurowa we własnym domu

Znajdź odpowiednią przestrzeń do wykonywania pracy. Jeśli nie może to być cały pokój, wystarczy określić miejsce, w którym będziesz pracować. Najlepiej odbyć też rozmowę z domownikami i poprosić, aby była to strefa przeznaczona wyłącznie do Twojej pracy. Nieprofesjonalne jest odbieranie połączeń z hałasem domowym w tle. Ustal podobny harmonogram jak w przypadku zwykłego dnia roboczego.

Ważne jest, aby mieć jasne cele na dany dzień. Najlepiej zaplanować zadania do wykonania osobno na rano i po południu oraz ustalić, jakie konkretnie cele należy osiągnąć.  Skoncentruj się na jednym zadaniu na raz i unikaj rozpraszania uwagi.

Zalecane jest zamknięcie wszystkich sieci społecznościowych, oczywiście z wyjątkiem tej, która jest przydatna do pracy. Jeśli to możliwe, zostaw telefon komórkowy poza zasięgiem i zamknij karty przeglądarki, z wyjątkiem tych, które są niezbędne.

Skorzystaj z sieci VPN. Najlepiej jest od razu zainstalować rozszerzenie przeglądarki, np. mozilla firefox vpn. Dzięki temu za pomocą jednego kliknięcia połączysz się z VPN, która natychmiastowo zaszyfruje połączenie.

Stanowi to dodatkową warstwę ochrony przed atakiem hakerów oraz zabezpieczenie danych firmowych, a dzięki zmianie adresu IP chroni nasz sprzęt również w przypadku, gdy korzystamy z prywatnego laptopa.

Jedna rzecz jednocześnie – mniej znaczy więcej

Najgorszymi czynnikami rozpraszającymi są nuda i ciekawość. Według badań społecznych, nie możemy skupić się na więcej niż czterech czynnościach na raz, gdy jedna z nich jest nowa. Jeśli mówimy o zadaniach, najlepiej pracować wyłącznie nad dwoma jednocześnie.

Podczas kwarantanny e-mail jest często jedynym kanałem komunikacji z szefami i współpracownikami, a przynajmniej najważniejszym. Spróbuj otworzyć go co najwyżej raz na godzinę.

W nagłych przypadkach skontaktują się z Tobą telefonicznie lub za pośrednictwem systemu wiadomości Twojej firmy. Warto również posegregować wiadomości na zakładki, wykorzystać dostępne funkcje skrzynki mailowej.

Rób przerwy w pracy. Najlepiej jest odpoczywać przez kilka minut, co godzinę. Nie przejmuj się pracą bardziej niż to konieczne. Godziny pracy mogą minąć szybciej, jeśli osiągniesz koncentrację. Poświęć chwilę w porze lunchu lub po południu, aby oderwać się na chwilę od pracy. Wyjdź na balkon. Zrób sobie cappucino z dużą ilością pianki.

Aplikacje usprawniające pracę zdalną

Istnieje wiele aplikacji, które pomagają zorganizować pracę zdalną. Na przykład Trello umożliwia tworzenie list zadań podzielonych na „Do zrobienia”, „W trakcie” oraz „Zrobione”, z których korzystać można również ze współpracownikami. Calmly Writer jest edytorem tekstu, dostępnym bezpośrednio w przeglądarce,  który zamyka wszystkie strony internetowe, z wyjątkiem tych, które są niezbędne do pracy. Asana to aplikacja, która przypomina o ważnych terminach, tworzy wykresy, które pomagają określić, ile czasu zajęły określone czynności.

Dzień się zaczyna i … kończy w domu. Masz okazję przejść z pracy do rozrywki jednym kliknięciem. Dobrze jest znaleźć sposób na relaks nie przed ekranem komputera lub telewizora. Odłącz się z sieci, aby odpocząć.

Artykuł sponsorowany