Ranking najlepszych programów do podpisów elektronicznych

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to cyfrowa forma potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej dokument. Można go traktować jako odpowiednik tradycyjnego podpisu odręcznego, choć jego sposób działania jest zupełnie inny. W odróżnieniu od tradycyjnej formy podpis elektroniczny składa się z danych cyfrowych, które są powiązane z treścią dokumentu oraz tożsamością osoby podpisującej. Umożliwia on autoryzację, zatwierdzenie i zabezpieczenie dokumentów, eliminując potrzebę korzystania z fizycznej formy.

Rodzaje podpisów elektronicznych

W zależności od stopnia zaawansowania i wymagań prawnych podpisy elektroniczne dzielą się na trzy główne typy:

• Podpis prosty – jest to najbardziej podstawowa forma podpisu elektronicznego, która służy głównie do potwierdzania zamiaru podpisania dokumentu. Przykładem może być podpis dodany przy pomocy skanu lub kliknięcia  przycisku „zgadzam się” w formularzach internetowych. Podpis ten ma ograniczoną moc prawną i stosowany jest głównie w dokumentach o mniejszym znaczeniu.
• Podpis zaawansowany (AES) – podpis zaawansowany musi spełniać bardziej rygorystyczne kryteria bezpieczeństwa. Jest on w jednoznaczny sposób powiązany z podpisującym, co oznacza, że nie może być łatwo sfałszowany ani przypisany innej osobie. Zaawansowane podpisy elektroniczne wykorzystują technologie kryptograficzne, takie jak certyfikaty cyfrowe, które umożliwiają weryfikację tożsamości osoby podpisującej. Są one szeroko akceptowane w biznesie i uważane za wiarygodne narzędzie autoryzacji dokumentów o średniej ważności.
• Podpis kwalifikowany (QES) – jest to najbezpieczniejszy rodzaj podpisu elektronicznego, posiadający moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu, zgodnie z rozporządzeniem eIDAS obowiązującym w Unii Europejskiej. Podpis kwalifikowany musi być oparty na specjalnym certyfikacie, wydanym przez zaufane centra certyfikacji. Wymaga również specjalnego sprzętu, takiego jak kwalifikowane urządzenie do składania podpisów (np. karta kryptograficzna). Ten rodzaj podpisu jest najczęściej stosowany w sytuacjach wymagających najwyższego poziomu zabezpieczeń, takich jak podpisywanie umów finansowych, kontraktów międzynarodowych czy dokumentów urzędowych.

Podpis elektroniczny a regulacje prawne

Jednym z najważniejszych aktów prawnych regulujących podpisy elektroniczne w Unii Europejskiej jest rozporządzenie eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services). Obowiązuje od 2016 roku i wprowadza jednolite zasady dotyczące podpisów elektronicznych i innych usług zaufania w całej UE. Dzięki eIDAS mogą one być uznawane za prawnie wiążące we wszystkich krajach członkowskich, co ułatwia współpracę transgraniczną i sprawia, że dokumenty cyfrowe mogą być akceptowane w różnych państwach bez konieczności przechodzenia dodatkowych procesów weryfikacji.

Rozporządzenie eIDAS klasyfikuje podpisy elektroniczne według podziału zaprezentowanego przez nas powyżej. Z kolei w Polsce obowiązującymi regulacjami jest nie tylko eIDAS, ale także przepisy krajowe, które jasno wskazują, że podpis elektroniczny jest równoważny podpisowy własnoręcznemu. Jest więc uznawany przez sądy i instytucje państwowe.

Podpisy kwalifikowane można uzyskać w Polsce za pośrednictwem kwalifikowanych dostawców usług zaufania, zatwierdzonych przez państwowe jednostki nadzorujące. Zapewniają oni certyfikaty zgodne z eIDAS oraz sprzęt umożliwiający stosowanie podpisów o najwyższym poziomie zabezpieczeń. Dla dokumentów, które nie wymagają podpisu kwalifikowanego, można stosować podpisy zaawansowane lub standardowe, które również są akceptowane w wielu transakcjach biznesowych i administracyjnych, choć nie mają tej samej mocy, co podpis kwalifikowany.

Program do podpisów elektronicznych – co powinien oferować?

Wybór odpowiedniej aplikacji do podpisów elektronicznych zależy od wielu czynników, takich jak potrzeby użytkownika, budżet, branża czy wymogi bezpieczeństwa. Poniżej przedstawiamy kluczowe cechy najlepszych programów do podpisów elektronicznych:

• Łatwość użycia – dobra aplikacja do podpisów elektronicznych powinna charakteryzować się intuicyjnym, prostym w obsłudze interfejsem, dzięki któremu nawet osoby bez specjalistycznej wiedzy technicznej mogą szybko zrozumieć, jak korzystać z narzędzia.
• Szyfrowanie danych – bezpieczeństwo danych jest priorytetem, dlatego program do podpisów elektronicznych powinien oferować silne szyfrowanie danych (najlepiej end-to-end) w celu ochrony dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem.
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe – dla większego bezpieczeństwa narzędzie powinno umożliwiać uwierzytelnianie dwuskładnikowe, które dodaje dodatkowy poziom ochrony podczas logowania.
• Integracje z zewnętrznymi narzędziami – dobrze, jeśli program do podpisów elektronicznych współpracuje z zewnętrznymi narzędziami (np. Google Drive, Microsoft 365, Dropbox), aby usprawnić podpisywanie i przepływ dokumentów.
• Wsparcie dla różnych rodzajów podpisów – niekiedy dokumenty mogą wymagać różnego stopnia zabezpieczeń, dlatego aplikacja powinna umożliwiać stosowanie zarówno podpisów zaawansowanych, jak i kwalifikowanych. Dzięki temu użytkownicy mogą dostosować rodzaj podpisu do wymogów prawnych lub wewnętrznych regulacji firmy.
• Synchronizacja w chmurze – dostępność aplikacji na różne platformy i synchronizacja dokumentów w chmurze ułatwia i przyspiesza proces zarządzania podpisami.

Ranking najlepszych programów do podpisów elektronicznych – TOP 10

Poniżej przedstawiamy najlepsze według nas programy do składania podpisów elektronicznych. Pod uwagę braliśmy m.in. łatwość obsługi, dostępność zaawansowanych opcji czy cenę. W naszym rankingu nie zabrakło zarówno darmowych aplikacji, jak i wymagających dodatkowej opłaty, ale oferujących w zamian więcej funkcji, przeznaczonych głównie dla firm i przedsiębiorstw.

1. DocuSign

DocuSign to jedna z najpopularniejszych aplikacji do podpisów elektronicznych, używana przez firmy na całym świecie. Przeznaczona raczej dla większych przedsiębiorstw, które zarządzają dużą liczbą dokumentów, ale dostępne są też opcje dla osób potrzebujących złożyć zaledwie kilka podpisów w miesiącu. Na pochwałę zasługuje tu łatwość obsługi podpisów, możliwość śledzenia statusu dokumentów w specjalnych raportach czy tworzenie własnych szablonów. Dodatkowym atutem jest integracja z wieloma platformami (m.in. Google Workspace, Microsoft 365 czy Salesforce) i oczywiście poziom bezpieczeństwa dostosowany do wymogów eIDAS. Mniejsze firmy może jednak odstraszać cena – w najniższym pakiecie można podpisać zaledwie 5 dokumentów w miesiącu.

Strona internetowa: docusign.com
Cena: od 10 USD/mc za podstawowy pakiet przy rocznej licencji

3. Pergamin

Pergamin to kolejne narzędzie do podpisu elektronicznego z Polski, ale jego możliwości znacząco wykraczają poza standardowe składanie podpisów. Aplikacja jest oczywiście zgodna z obowiązującymi dyrektywami i standardami i umożliwia obsługę podpisów kwalifikowanych. Oprócz tego firmy mogą korzystać z pomocy związanej z konstruowaniem umów, zapraszać do tego procesu swoich kontrahentów czy przechowywać już stworzone dokumenty. Ze względu na stopień złożoności, aplikacja jest przeznaczona raczej dla średnich i dużych firm.

Strona internetowa: https://pergam.in
Cena: indywidualna wycena po kontakcie

4. mSzafir

mSzafir to polskie rozwiązanie służące do uzyskiwania i korzystania z podpisu kwalifikowanego bez konieczności używania karty kryptograficznej czy specjalnego czytnika. Autoryzacja jest bowiem możliwa za pośrednictwem systemu mojeID. Narzędzie nie oferuje rozbudowanych funkcji i służy wyłącznie do podpisywania dokumentów PDF w podstawowym planie, a także w innych formatach w przypadku wyższych subskrypcji. Istnieje nawet możliwość wykupienia jednorazowego certyfikatu na 15 minut, by podpisać jeden dokument.

Strona internetowa: mszafir.pl
Cena: 15 zł netto za jednorazowy certyfikat, od 238,00 zł netto za roczny certyfikat

5. Adobe Sign

Na liście najlepszych programów do podpisów elektronicznych nie mogło oczywiście zabraknąć Adobe Sign, który wchodzi w skład pakietu Adobe Document Cloud. Narzędzie jest w pełni zgodne z dyrektywą eIDAS i oferuje możliwość używania podpisów kwalifikowanych. Usługę można zintegrować z innymi popularnymi platformami, takimi jak Microsoft 365. Funkcje związane z podpisami to m.in. śledzenie aktywności w dokumentach i automatyczne powiadomienia o zmianie statusu, tworzenie formularzy czy korzystanie z pieczątek firmowych. Podobnie jak inne programy Adobe, Sign można używać na komputerze i urządzeniach przenośnych. Rozwiązanie będzie doskonałą opcją dla firm, które już korzystają z usług Adobe i chcą rozszerzyć pakiet o podpisy elektroniczne.

Strona internetowa: adobe.com/pl/sign.html
Cena: od 15,98 €/mc w ramach pakietu Standard

6. signNow

signNow to kolejna platforma do podpisów elektronicznych, która charakteryzuje się przystępnymi planami cenowymi, odpowiednimi dla mniejszych firm i przedsiębiorstw. Podstawowy pakiet można bowiem wykupić nawet za 8 dolarów miesięcznie. W ramach usługi otrzymujemy możliwość podpisywania dokumentów, jak również przesyłania ich do podpisu do innych osób. Użytkownik może tworzyć proste formularze w plikach i korzystać z własnych szablonów. Do tego dochodzi możliwość wysyłania powiadomień do kontrahentów, integracja z usługami chmurowymi czy nawet przesyłanie próśb o zapłatę. Dużym atutem jest fakt, że nawet z najtańszego planu korzystać może wiele użytkowników w ramach tej samej licencji.

Strona internetowa: signnow.com
Cena: od 8 USD/mc

7. Podpis zaufany mObywatel

Osoby poszukujące darmowego narzędzia do jednorazowego albo okazjonalnego podpisania dokumentów w formie cyfrowej mogą skorzystać z serwisu dostępnego na stronie rządowej gov.pl. Można tam wgrać dokument, by następnie oznaczyć go podpisem zaufanym. Narzędzie obsługuje wiele popularnych formatów. Oprócz tego użytkownicy mogą też sprawdzić, kto podpisał dany dokument i zobaczyć podpisane pliki. Program nie oferuje rozbudowanych opcji, ale do podstawowych zastosowań powinien wystarczyć.

Strona internetowa: moj.gov.pl
Cena: za darmo

8. Adobe Fill & Sign

Na podobnej zasadzie, co projekt rządowy, działa też darmowa wersja Adobe Fill & Sign. Użytkownik może w niej wgrać plik PDF, by następnie podpisać go cyfrowo i wypełnić dostępne w nim formularze. Ma też do dyspozycji dodatkowe rozwiązania, takie jak zaznaczanie fragmentów do poprawy, komentowanie czy proszenie innych osób o podpis. Bardzo szybko można jednak natknąć się na funkcje, które wymagają opłaty. Do podstawowych zastosowań Adobe Fill & Sign powinien jednak w zupełności wystarczyć.

Strona internetowa: adobe.com/acrobat/online/sign-pdf.html
Cena: za darmo

9. Dropbox Sign

Swoje narzędzie do podpisów cyfrowych posiada także Dropbox – wcześniej było ono znane jako HelloSign. Program wyróżnia się prostym w obsłudze interfejsem, który umożliwia m.in. tworzenie pól do podpisów w dokumentach. Można je następnie przypisać do konkretnego użytkownika, aby każda osoba umieściła swój podpis w odpowiednim miejscu. Do tego dochodzi możliwość tworzenia własnych szablonów, integracji z dyskiem sieciowym Dropbox i innymi popularnymi platformami. Dużym plusem jest możliwość skorzystania z aplikacji za darmo w ograniczonej formie, a także aktywowania 30-dniowego okresu próbnego, choć wymaga on wprowadzenia danych karty płatniczej.

Strona internetowa: sign.dropbox.com/products/dropbox-sign
Cena: za darmo w ograniczonej formie, od 15 USD/mc

10. Apple Podgląd

Podgląd to domyślnie dostępna aplikacja na urządzenia Mac od Apple, która służy do wyświetlania plików PDF. Można w niej jednak także dokonywać prostych edycji, a także podpisywać dokumenty wirtualnym podpisem czy tworzyć interaktywne formularze. Możliwości tego narzędzia są dość ograniczone i warto je traktować jako ciekawostkę. Do podstawowych zastosowań, przede wszystkim dla użytkowników indywidualnych, może jednak w zupełności wystarczyć. Dzięki niej możliwe jest bowiem naniesienie podpisu na umowę bez konieczności drukowania, ręcznego podpisywania i skanowania dokumentów. Firmy i przedsiębiorstwa powinny jednak wybrać bardziej rozbudowane narzędzie.

Strona internetowa: brak
Cena: za darmo