Szybkość i efektywność to priorytet współczesnego biznesu i administracji. Z tego względu tradycyjne metody związane z podpisywaniem dokumentów powoli odstawiane są na boczny tor. Ich miejsce zajmuje podpis elektroniczny, który jest wygodnym rozwiązaniem dla firm, instytucji publicznych, a także użytkowników indywidualnych. Dzięki niemu sfinalizowanie umowy może trwać zaledwie chwilę, bez konieczności czasochłonnej wymiany dokumentów w formie papierowej. Jak jednak rozpocząć korzystanie z podpisu elektronicznego? Służą do tego specjalne aplikacje. Poniżej przedstawiamy najlepsze programy do podpisów elektronicznych.
Spis treści
- Czym jest podpis elektroniczny?
- Podpis elektroniczny a regulacje prawne
- Program do podpisów elektronicznych – co powinien oferować?
- Ranking najlepszych programów do podpisów elektronicznych – TOP 10
- Podsumowanie
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to cyfrowa forma potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej dokument. Można go traktować jako odpowiednik tradycyjnego podpisu odręcznego, choć jego sposób działania jest zupełnie inny. W odróżnieniu od tradycyjnej formy podpis elektroniczny składa się z danych cyfrowych, które są powiązane z treścią dokumentu oraz tożsamością osoby podpisującej. Umożliwia on autoryzację, zatwierdzenie i zabezpieczenie dokumentów, eliminując potrzebę korzystania z fizycznej formy.
Rodzaje podpisów elektronicznych
W zależności od stopnia zaawansowania i wymagań prawnych podpisy elektroniczne dzielą się na trzy główne typy:
- Podpis prosty – jest to najbardziej podstawowa forma podpisu elektronicznego, która służy głównie do potwierdzania zamiaru podpisania dokumentu. Przykładem może być podpis dodany przy pomocy skanu lub kliknięcia przycisku „zgadzam się” w formularzach internetowych. Podpis ten ma ograniczoną moc prawną i stosowany jest głównie w dokumentach o mniejszym znaczeniu.
- Podpis zaawansowany (AES) – podpis zaawansowany musi spełniać bardziej rygorystyczne kryteria bezpieczeństwa. Jest on w jednoznaczny sposób powiązany z podpisującym, co oznacza, że nie może być łatwo sfałszowany ani przypisany innej osobie. Zaawansowane podpisy elektroniczne wykorzystują technologie kryptograficzne, takie jak certyfikaty cyfrowe, które umożliwiają weryfikację tożsamości osoby podpisującej. Są one szeroko akceptowane w biznesie i uważane za wiarygodne narzędzie autoryzacji dokumentów o średniej ważności.
- Podpis kwalifikowany (QES) – jest to najbezpieczniejszy rodzaj podpisu elektronicznego, posiadający moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu, zgodnie z rozporządzeniem eIDAS obowiązującym w Unii Europejskiej. Podpis kwalifikowany musi być oparty na specjalnym certyfikacie, wydanym przez zaufane centra certyfikacji. Wymaga również specjalnego sprzętu, takiego jak kwalifikowane urządzenie do składania podpisów (np. karta kryptograficzna). Ten rodzaj podpisu jest najczęściej stosowany w sytuacjach wymagających najwyższego poziomu zabezpieczeń, takich jak podpisywanie umów finansowych, kontraktów międzynarodowych czy dokumentów urzędowych.
„
Podpis kwalifikowany to najbezpieczniejszy rodzaj podpisu elektronicznego, posiadający moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu.
Podpis elektroniczny a regulacje prawne
Jednym z najważniejszych aktów prawnych regulujących podpisy elektroniczne w Unii Europejskiej jest rozporządzenie eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services). Obowiązuje od 2016 roku i wprowadza jednolite zasady dotyczące podpisów elektronicznych i innych usług zaufania w całej UE. Dzięki eIDAS mogą one być uznawane za prawnie wiążące we wszystkich krajach członkowskich, co ułatwia współpracę transgraniczną i sprawia, że dokumenty cyfrowe mogą być akceptowane w różnych państwach bez konieczności przechodzenia dodatkowych procesów weryfikacji.
Rozporządzenie eIDAS klasyfikuje podpisy elektroniczne według podziału zaprezentowanego przez nas powyżej. Z kolei w Polsce obowiązującymi regulacjami jest nie tylko eIDAS, ale także przepisy krajowe, które jasno wskazują, że podpis elektroniczny jest równoważny podpisowy własnoręcznemu. Jest więc uznawany przez sądy i instytucje państwowe.
Podpisy kwalifikowane można uzyskać w Polsce za pośrednictwem kwalifikowanych dostawców usług zaufania, zatwierdzonych przez państwowe jednostki nadzorujące. Zapewniają oni certyfikaty zgodne z eIDAS oraz sprzęt umożliwiający stosowanie podpisów o najwyższym poziomie zabezpieczeń. Dla dokumentów, które nie wymagają podpisu kwalifikowanego, można stosować podpisy zaawansowane lub standardowe, które również są akceptowane w wielu transakcjach biznesowych i administracyjnych, choć nie mają tej samej mocy, co podpis kwalifikowany.
Program do podpisów elektronicznych – co powinien oferować?
Wybór odpowiedniej aplikacji do podpisów elektronicznych zależy od wielu czynników, takich jak potrzeby użytkownika, budżet, branża czy wymogi bezpieczeństwa. Poniżej przedstawiamy kluczowe cechy najlepszych programów do podpisów elektronicznych:
- Łatwość użycia – dobra aplikacja do podpisów elektronicznych powinna charakteryzować się intuicyjnym, prostym w obsłudze interfejsem, dzięki któremu nawet osoby bez specjalistycznej wiedzy technicznej mogą szybko zrozumieć, jak korzystać z narzędzia.
- Szyfrowanie danych – bezpieczeństwo danych jest priorytetem, dlatego program do podpisów elektronicznych powinien oferować silne szyfrowanie danych (najlepiej end-to-end) w celu ochrony dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem.
- Uwierzytelnianie dwuskładnikowe – dla większego bezpieczeństwa narzędzie powinno umożliwiać uwierzytelnianie dwuskładnikowe, które dodaje dodatkowy poziom ochrony podczas logowania.
- Integracje z zewnętrznymi narzędziami – dobrze, jeśli program do podpisów elektronicznych współpracuje z zewnętrznymi narzędziami (np. Google Drive, Microsoft 365, Dropbox), aby usprawnić podpisywanie i przepływ dokumentów.
- Wsparcie dla różnych rodzajów podpisów – niekiedy dokumenty mogą wymagać różnego stopnia zabezpieczeń, dlatego aplikacja powinna umożliwiać stosowanie zarówno podpisów zaawansowanych, jak i kwalifikowanych. Dzięki temu użytkownicy mogą dostosować rodzaj podpisu do wymogów prawnych lub wewnętrznych regulacji firmy.
- Synchronizacja w chmurze – dostępność aplikacji na różne platformy i synchronizacja dokumentów w chmurze ułatwia i przyspiesza proces zarządzania podpisami.
Ranking najlepszych programów do podpisów elektronicznych – TOP 10
Poniżej przedstawiamy najlepsze według nas programy do składania podpisów elektronicznych. Pod uwagę braliśmy m.in. łatwość obsługi, dostępność zaawansowanych opcji czy cenę. W naszym rankingu nie zabrakło zarówno darmowych aplikacji, jak i wymagających dodatkowej opłaty, ale oferujących w zamian więcej funkcji, przeznaczonych głównie dla firm i przedsiębiorstw.
1. DocuSign

DocuSign to jedna z najpopularniejszych aplikacji do podpisów elektronicznych, używana przez firmy na całym świecie. Przeznaczona raczej dla większych przedsiębiorstw, które zarządzają dużą liczbą dokumentów, ale dostępne są też opcje dla osób potrzebujących złożyć zaledwie kilka podpisów w miesiącu. Na pochwałę zasługuje tu łatwość obsługi podpisów, możliwość śledzenia statusu dokumentów w specjalnych raportach czy tworzenie własnych szablonów. Dodatkowym atutem jest integracja z wieloma platformami (m.in. Google Workspace, Microsoft 365 czy Salesforce) i oczywiście poziom bezpieczeństwa dostosowany do wymogów eIDAS. Mniejsze firmy może jednak odstraszać cena – w najniższym pakiecie można podpisać zaledwie 5 dokumentów w miesiącu.
Strona internetowa: docusign.com
Cena: od 10 USD/mc za podstawowy pakiet przy rocznej licencji
Zalety
- Powszechnie używany na całym świecie.
- Łatwy w użyciu.
- Dostępny na Androida i iOS.
- Integracja z zewnętrznymi platformami.
- Zgodność z eIDAS.
- Możliwość przetestowania przez 30 dni za darmo.
Wady
- Najtańszy pakiet pozwala podpisać tylko 5 dokumentów.
2. Autenti

Autenti to polska platforma do podpisów elektronicznych, która zyskała popularność zarówno wśród małych, jak i dużych firm. Dzięki dostosowaniu do polskich i europejskich regulacji jest szczególnie ceniona przez organizacje działające na rynku lokalnym i w regionie UE. Narzędzie obsługuje wszystkie rodzaje podpisów, w tym także kwalifikowany. Umożliwia monitorowanie statusu dokumentów i automatyczne wysyłanie powiadomień o podpisaniu, otwarciu lub odrzuceniu dokumentu. Dodatkowym atutem jest możliwość używania w ramach aplikacji webowej, a także na urządzeniach mobilnych. Narzędzie można też zintegrować z zewnętrznymi platformami, takimi jak Zapier, Salesforce czy OneDrive.
Strona internetowa: autenti.com/pl
Cena: od 139 zł netto za użytkownika/mc
Zalety
- Prosta w obsłudze platforma.
- Popularna wśród rodzimych firm.
- Zgodność z regulacjami.
- Integracja z platformami.
- Obsługuje wszystkie rodzaje podpisów.
- Aplikacja na Androida i iOS.
Wady
- Dość wysoka cena dla małych firm.
3. Pergamin

Pergamin to kolejne narzędzie do podpisu elektronicznego z Polski, ale jego możliwości znacząco wykraczają poza standardowe składanie podpisów. Aplikacja jest oczywiście zgodna z obowiązującymi dyrektywami i standardami i umożliwia obsługę podpisów kwalifikowanych. Oprócz tego firmy mogą korzystać z pomocy związanej z konstruowaniem umów, zapraszać do tego procesu swoich kontrahentów czy przechowywać już stworzone dokumenty. Ze względu na stopień złożoności, aplikacja jest przeznaczona raczej dla średnich i dużych firm.
Strona internetowa: https://pergam.in
Cena: indywidualna wycena po kontakcie
Zalety
- Obsługuje wszystkie rodzaje podpisów.
- Umożliwia automatyzację tworzenia powtarzalnych umów.
- Narzędzie do kreowania i zarządzania dokumentami.
- Zgodna z obowiązującymi przepisami.
Wady
- Brak funkcji i planów dla mniejszych firm i przedsiębiorstw.
- Wycena indywidualna po kontakcie.
4. mSzafir

mSzafir to polskie rozwiązanie służące do uzyskiwania i korzystania z podpisu kwalifikowanego bez konieczności używania karty kryptograficznej czy specjalnego czytnika. Autoryzacja jest bowiem możliwa za pośrednictwem systemu mojeID. Narzędzie nie oferuje rozbudowanych funkcji i służy wyłącznie do podpisywania dokumentów PDF w podstawowym planie, a także w innych formatach w przypadku wyższych subskrypcji. Istnieje nawet możliwość wykupienia jednorazowego certyfikatu na 15 minut, by podpisać jeden dokument.
Strona internetowa: mszafir.pl
Cena: 15 zł netto za jednorazowy certyfikat, od 238,00 zł netto za roczny certyfikat
Zalety
- Proste narzędzie do podpisu kwalifikowanego.
- Możliwość wykupienia jednorazowego certyfikatu.
- Aplikacja mobilna na iOS i Android.
- Podpisywanie PDF-ów i innych dokumentów.
- Możliwość wykorzystania certyfikatu w innych narzędziach do podpisu.
Wady
- Brak zaawansowanych funkcji.
5. Adobe Sign

Na liście najlepszych programów do podpisów elektronicznych nie mogło oczywiście zabraknąć Adobe Sign, który wchodzi w skład pakietu Adobe Document Cloud. Narzędzie jest w pełni zgodne z dyrektywą eIDAS i oferuje możliwość używania podpisów kwalifikowanych. Usługę można zintegrować z innymi popularnymi platformami, takimi jak Microsoft 365. Funkcje związane z podpisami to m.in. śledzenie aktywności w dokumentach i automatyczne powiadomienia o zmianie statusu, tworzenie formularzy czy korzystanie z pieczątek firmowych. Podobnie jak inne programy Adobe, Sign można używać na komputerze i urządzeniach przenośnych. Rozwiązanie będzie doskonałą opcją dla firm, które już korzystają z usług Adobe i chcą rozszerzyć pakiet o podpisy elektroniczne.
Strona internetowa: adobe.com/pl/sign.html
Cena: od 15,98 €/mc w ramach pakietu Standard
Zalety
- Łatwy w obsłudze interfejs.
- Dostępny na komputerach i urządzeniach przenośnych.
- Zgody z eIDAS.
- Monitorowanie dokumentów i ich statusów.
- Współpracuje z zewnętrznymi platformami.
Wady
- Brak.
6. signNow

signNow to kolejna platforma do podpisów elektronicznych, która charakteryzuje się przystępnymi planami cenowymi, odpowiednimi dla mniejszych firm i przedsiębiorstw. Podstawowy pakiet można bowiem wykupić nawet za 8 dolarów miesięcznie. W ramach usługi otrzymujemy możliwość podpisywania dokumentów, jak również przesyłania ich do podpisu do innych osób. Użytkownik może tworzyć proste formularze w plikach i korzystać z własnych szablonów. Do tego dochodzi możliwość wysyłania powiadomień do kontrahentów, integracja z usługami chmurowymi czy nawet przesyłanie próśb o zapłatę. Dużym atutem jest fakt, że nawet z najtańszego planu korzystać może wiele użytkowników w ramach tej samej licencji.
Strona internetowa: signnow.com
Cena: od 8 USD/mc
Zalety
- Proste w obsłudze narzędzie.
- Idealne dla niewielkich firm.
- Atrakcyjna cena.
- Spore możliwości zarządzania dokumentami.
- Nielimitowana liczba użytkowników także w najniższym planie.
Wady
- Zaawansowane funkcje dostępne w wyższych planach abonamentowych.
7. Podpis zaufany mObywatel

Osoby poszukujące darmowego narzędzia do jednorazowego albo okazjonalnego podpisania dokumentów w formie cyfrowej mogą skorzystać z serwisu dostępnego na stronie rządowej gov.pl. Można tam wgrać dokument, by następnie oznaczyć go podpisem zaufanym. Narzędzie obsługuje wiele popularnych formatów. Oprócz tego użytkownicy mogą też sprawdzić, kto podpisał dany dokument i zobaczyć podpisane pliki. Program nie oferuje rozbudowanych opcji, ale do podstawowych zastosowań powinien wystarczyć.
Strona internetowa: moj.gov.pl
Cena: za darmo
Zalety
- Proste narzędzie do podpisu zaufanego.
- Za darmo.
- Obsługuje wiele rodzajów rozszerzeń plików.
Wady
- Brak rozbudowanych opcji.
8. Adobe Fill & Sign

Na podobnej zasadzie, co projekt rządowy, działa też darmowa wersja Adobe Fill & Sign. Użytkownik może w niej wgrać plik PDF, by następnie podpisać go cyfrowo i wypełnić dostępne w nim formularze. Ma też do dyspozycji dodatkowe rozwiązania, takie jak zaznaczanie fragmentów do poprawy, komentowanie czy proszenie innych osób o podpis. Bardzo szybko można jednak natknąć się na funkcje, które wymagają opłaty. Do podstawowych zastosowań Adobe Fill & Sign powinien jednak w zupełności wystarczyć.
Strona internetowa: adobe.com/acrobat/online/sign-pdf.html
Cena: za darmo
Zalety
- Narzędzie dostępne za darmo.
- Możliwość podpisywania dokumentów i wypełniania formularzy.
- Podstawowe funkcje edycji.
- Prosty w obsłudze interfejs.
Wady
- Tylko podstawowe możliwości.
- Część funkcji dodatkowo płatna.
- Wymaga zalogowania, aby skorzystać.
9. Dropbox Sign

Swoje narzędzie do podpisów cyfrowych posiada także Dropbox – wcześniej było ono znane jako HelloSign. Program wyróżnia się prostym w obsłudze interfejsem, który umożliwia m.in. tworzenie pól do podpisów w dokumentach. Można je następnie przypisać do konkretnego użytkownika, aby każda osoba umieściła swój podpis w odpowiednim miejscu. Do tego dochodzi możliwość tworzenia własnych szablonów, integracji z dyskiem sieciowym Dropbox i innymi popularnymi platformami. Dużym plusem jest możliwość skorzystania z aplikacji za darmo w ograniczonej formie, a także aktywowania 30-dniowego okresu próbnego, choć wymaga on wprowadzenia danych karty płatniczej.
Strona internetowa: sign.dropbox.com/products/dropbox-sign
Cena: za darmo w ograniczonej formie, od 15 USD/mc
Zalety
- Dostępny za darmo w ograniczonej formie.
- Prosty w obsłudze.
- Możliwość tworzenia szablonów.
Wady
- Ograniczone funkcje edycji dokumentów.
- Trial wymaga podania karty płatniczej.
10. Apple Podgląd

Podgląd to domyślnie dostępna aplikacja na urządzenia Mac od Apple, która służy do wyświetlania plików PDF. Można w niej jednak także dokonywać prostych edycji, a także podpisywać dokumenty wirtualnym podpisem czy tworzyć interaktywne formularze. Możliwości tego narzędzia są dość ograniczone i warto je traktować jako ciekawostkę. Do podstawowych zastosowań, przede wszystkim dla użytkowników indywidualnych, może jednak w zupełności wystarczyć. Dzięki niej możliwe jest bowiem naniesienie podpisu na umowę bez konieczności drukowania, ręcznego podpisywania i skanowania dokumentów. Firmy i przedsiębiorstwa powinny jednak wybrać bardziej rozbudowane narzędzie.
Strona internetowa: brak
Cena: za darmo
Zalety
- Za darmo.
- Możliwość podpisywania dokumentów i tworzenia formularzy.
Wady
- Tylko dla użytkowników Mac.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego programu do podpisów elektronicznych zależy od wielu czynników. Jeśli korzystamy z tej funkcji rzadko, w zupełności wystarczy jedno z darmowych narzędzi o ograniczonych możliwościach. Niewielkie firmy powinny natomiast zwrócić uwagę na cenę, bowiem nie wszystkie usługi należą do najtańszych. Większe przedsiębiorstwa muszą natomiast wybrać aplikację, która spełni ich wymagania – mowa tu m.in. o wygodnym zarządzaniu wieloma dokumentami jednocześnie.
Źródło zdjęcia głównego: depositphotos.com


Materiał przygotowany przez CORE - Norton, Avast i AVG w Polsce
Od czasu do czasu taki program się przydaje nawet jak się nie prowadzi firmy, żeby szybko podpisać jakiś dokument bez konieczności druku i skanowania. Ale do tego to coś darmowego w zupełności wystarczy.