Dostawca rozwiązań IT – czym kierować się przy wyborze?

Około 90% firm w Polsce korzysta z outsourcingu, a najwięcej z nich decyduje się na współpracę z zewnętrznymi dostawcami rozwiązań IT. Jeśli chodzi o wybór odpowiedniego kontrahenta dla Twojej firmy, stawka jest wysoka. Wybór firmy z niewłaściwą kombinacją wiedzy i doświadczenia może prowadzić do kosztownych błędów, które zaszkodzą organizacji zarówno pod względem finansowym, jak i reputacji. Sprawdź, jak dokonać właściwego wyboru dostawcy IT dla Twojej firmy w 8 krokach.

Spis treści

• Dostawca usług IT – co to oznacza?
• Wybór dostawcy rozwiązań IT w 8 krokach
  • 1. Dopasowanie
  • 2. Dostępność
  • 3. Personalizacja
  • 4.  Proaktywny dostawca IT
  • 5. Szkolenia i edukacja
  • 6. Bezpieczeństwo
  • 7. Reputacja
  • 8. Ceny usług IT
• Błędy przy wyborze usług IT, których nie możesz popełnić

Dostawca usług IT – co to oznacza?

Dostawcy usług IT dostarczają rozwiązania informatyczne, techniczne i biznesowe dla firm. Przedsiębiorstwa korzystają z usług IT, aby zyskać dostęp do najnowszych technologii, aplikacji i systemów informatycznych. W zakres usług IT wchodzi nie tylko stworzenie i dostarczenie technologii, ale też zapewnienie klientom wsparcia w modyfikacji i utrzymywaniu infrastruktury informatycznej oraz dbaniu o bezpieczeństwo danych. Dzięki tym zasobom organizacje mogą tworzyć i optymalizować procesy biznesowe oraz zarządzać nimi. Do najpowszechniejszych rodzajów usług IT zalicza się:

• usługi w chmurze
• bezpieczeństwo sieci
• monitoring sieci
• usługi poczty elektronicznej
• raportowanie informacji
• usługi oprogramowania (SaaS)
• tworzenie oprogramowań
• rozwiązywanie problemów i konserwację.

Firma FlowDog dostarcza klientom wiele rozwiązań informatycznych, technicznych i biznesowych. Korzystają z nich małe i duże firmy z różnych branż. Cenią one współpracę w modelu SaaS (ang. Software as a Service), w którym rozwijane, utrzymywane i aktualizowane są aplikacje chmurowe. W narzędziach wielokrotnie wykorzystywane są moduły bazujące na sztucznej inteligencji czy technologii optycznego rozpoznawania znaków. Gwarantuje to bezpieczeństwo na wysokim poziomie i wsparcie na każdym etapie współpracy.

Wybór dostawcy rozwiązań IT w 8 krokach

Dla jednej firmy wybór dostawcy IT będzie wielkim przedsięwzięciem, dla drugiej – kolejną z rzędu inwestycją w obszarze technologii. Bez względu na to, w której grupie się znajdujesz, podczas podejmowania decyzji powinieneś przejść przez 8 kluczowych kroków w wyborze dostawcy IT.

1. Dopasowanie

Pierwszy krok to określenie, jakich usług potrzebujesz od dostawcy rozwiązań IT. Należy zestawić oferowane przez firmę funkcje z obecnym modelem biznesowym organizacji, a także z jej mocnymi oraz słabymi stronami. Dzięki temu zawęzi się lista potencjalnych dostawców i możliwe będzie stworzenie listy kryteriów do oceny poszczególnych firm. Na przykład, jeśli potrzebujesz usług hostingowych w chmurze, dostawcy oferujący tę usługę powinni znajdować się na górze listy.

2. Dostępność

Zwróć uwagę na to, że obecnie lub wraz z rozwojem firmy potrzebny będzie dostęp do danych z dowolnego miejsca i o każdej porze. W takim przypadku konieczne jest wybranie dostawcy usług IT z opcją hostowania w chmurze. Funkcja ta jest obecnie standardem w wielu firmach, więc nie powinno być problemu z jej znalezieniem. Warto jednak upewnić się, czy potencjalny kontrahent na 100% oferuje takie udogodnienie.

3. Personalizacja

Dynamika rozwoju współczesnego świata i niepewność czasów sprawiają, że nie sposób przewidywać, w jakim miejscu organizacja będzie za rok, pięć lat czy dekadę. Dobry dostawca usług IT oferuje rozwiązania cyfrowe z możliwością dostosowywania oprogramowania do zmieniającej się firmy. Dzięki temu regularnie, w czasie rzeczywistym można adaptować system do wymagań biznesu i zmieniającego się środowiska. Tę kwestię warto szczegółowo omówić z usługodawcą.

4.  Proaktywny dostawca IT

Podczas rozmowy z dostawcą IT warto dopytać przedstawicieli firmy o podejście do wsparcia technicznego i model rozwiązywania problemów. Oczywiście naprawa infrastruktury czy systemu to standard w branży, jednak nie każda firma do tej kwestii podchodzi jednakowo. Najlepiej postawić na specjalistów, którzy, poza rutynową konserwacją, wychodzą z inicjatywą zastosowania rozwiązań pozwalających na zapobieganie ponownemu występowaniu problemów w przyszłości.

5. Szkolenia i edukacja

Wdrożenie nowych usług IT w firmie zwykle wywołuje lawinę pytań ze strony pracowników. To dobrze, bo Twoja kadra musi dokładnie wiedzieć, jak wykorzystywać dane oprogramowanie, by skutecznie i wydajnie pracować. W związku z tym dostawca IT powinien przynajmniej dostarczać instrukcje i materiały edukacyjne, które pomogą zespołom funkcjonować w nowym środowisku informatycznym. Najlepiej, gdy firma oferuje specjalistyczne szkolenia z obsługi poszczególnych narzędzi. Dzięki temu pracownicy w krótszym czasie zaczną w pełni wykorzystywać potencjał zaimplementowanej technologii.

6. Bezpieczeństwo

W dyskusji na temat przenoszenia danych do chmury oraz delegowania usług w modelu outsourcingowym często podnoszony jest wątek bezpieczeństwa. Wiele firm nadal obawia się, że ich dane nie będą wystarczająco zabezpieczone. Strach ten często wynika z niewiedzy. Dostawcy usług IT zapewniają szyfrowanie danych o największym stopniu ochrony umożliwianym przez aktualną technologię. Firmy informatyczne oferują poziom zabezpieczeń, o jaki trudno w firmowym centrum danych.

7. Reputacja

Jednym z najprostszych sposobów doboru dobrego dostawcy IT jest kierowanie się opiniami firmy. Można je odnaleźć poprzez wyszukiwarkę Google lub weryfikując media społecznościowe potencjalnego kontrahenta. Wiele przedsiębiorstw chwali się też referencjami na własnej stronie internetowej. Dodatkowo warto zapytać o opinie o danej firmie na branżowych/biznesowych grupach w mediach społecznościowych.

8. Ceny usług IT

Koszt usług IT z reguły pozwala na oszczędności. Szacuje się, że 60% przedsiębiorstw właśnie z tego powodu korzysta z outsourcingu IT. Istnieje jednak sposób, który pomaga lepiej oszacować optymalną cenę. Warto zwrócić się do pięciu firm z Twojej listy (dopasowanych) z pytaniem o wycenę. Klienci zwykle stronią od najtańszych i najdroższych rozwiązań. Najchętniej wybierają dostawcę „pomiędzy”. Cena jest jednak ostatnim czynnikiem, jakim należy kierować się przy wyborze dostawcy IT. Niemniej, mając na uwadze optymalizację kosztów, należy wybierać rozwiązania innowacyjne. Takimi są właśnie usługi https://flowdog.io/, które szybko się wdraża. Co ważne, równie szybko zauważalne są w ich przypadku pierwsze efekty w postaci oszczędności.

Błędy przy wyborze usług IT, których nie możesz popełnić

Przy wyborze dostawcy usług IT można popełnić kilka typowych błędów, które prowadzą zazwyczaj do kosztownych i czasochłonnych problemów. Zawód związany z niespełnianiem oczekiwań jest tym większy, że pracownicy i szczególnie zarząd często wiążą spore nadzieje z wdrożeniem nowego systemu – zwłaszcza jeśli była to duża inwestycja.

W celu uniknięcia rozczarowania współpracą z dostawcą IT i srogich konsekwencji należy przyłożyć się do analizy i egzekwowania 8 kroków z poprzedniego akapitu. Trzeba mieć jednak na uwadze, że to nie zawsze zadziała. Szczególnie jeśli do niektórych kwestii podejdzie się zbyt pochopnie, ogólnie, pobieżnie. Często wynika to z braku wiedzy. Dlatego przedstawiamy też najczęstsze błędy przy wyborze usług IT. Ich znajomość pomoże Ci je wyeliminować z procesu wyboru.

1. Ogólne wymagania – brak szczegółowej dokumentacji oczekiwań wobec oprogramowania i usług dostawcy. Brak omówienia procesu wdrożenia czy roli dostawcy w długofalowej współpracy.
2. Działanie pod presją czasu – ograniczenie czasu na wybór może spowodować pochopne skonstruowanie „dopasowanej” listy dostawców i pobieżne ich porównanie lub nawet pominięcie tego kroku. Wdrożenie usług IT to ważna inwestycja, której nie sprzyja pośpiech.
3. Ta jedna zła opinia… – na reputację dostawcy IT należy patrzeć holistycznie. Doskonale, gdyby firma miała 1000 opinii ze średnią 5/5. Jest to jednak niemożliwe. Nie ma na świecie rozwiązań idealnych. Technologie cały czas ewoluują. W związku z tym nie należy zbytnio przejmować się słabo udokumentowanymi i pochopnymi opiniami w stylu „usługi firmy są za drogie”, „współpraca przebiegała źle”. Szczególnie jeżeli są to pojedyncze przypadki.
4. Brak modyfikacji własnego systemu pracy – to prawda, że dobre rozwiązania IT powinny być spersonalizowane i elastyczne. Nie oznacza to jednak, że muszą być one 1:1 dostosowane do dotychczasowego modelu pracy poszczególnych zespołów w firmie. Systemy zwykle bazują na sprawdzonych metodykach, narzędziach czy benchmarkach. To właśnie jądro ich wartości – pomagają przeprowadzać procesy w sposób efektywny. Dlatego warto dostosować model działania pracowników do oprogramowania, a nie odwrotnie.
5. Brak analizy kosztów – wspomniano już, że większość firm korzysta z outsourcingu IT w celu ograniczenia kosztów. Jednak, żeby znaleźć się w tej większości i uniknąć nadprogramowych wydatków, warto dokładnie przeanalizować uzyskane wyceny od pięciu firm. Jednym z najlepszych rozwiązań będzie powierzenie weryfikacji ofert analitykowi finansowemu.

Wybór odpowiedniego dostawcy usług IT może być trudnym procesem, ale ważne jest, aby był on wykonany właściwie. W końcu Twój dostawca usług IT będzie odpowiedzialny za zapewnienie płynnego i wydajnego działania Twojej firmy. Musisz więc upewnić się, czy sprosta temu zadaniu. Mając to na uwadze, przyjrzyj się kluczowym czynnikom, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy usług IT. Daj sobie na to czas i skrupulatnie opracuj każdy z 8 kroków. Następnie sprawdź, czy dotychczas nie popełniłeś żadnego z popularnych błędów przy wyborze kontrahenta.

---

Artykuł sponsorowany. CORE - polski dystrybutor antywirusów AVAST i AVG. Poznaj AVAST Business Antivirus antywirus dla biznesu. Wysoko oceniany i nagradzany program do pełnej ochrony/ firmy.

---